Cours BARDON - Microsoft Office
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EXCEL 2003
SOMMAIRE
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Excel 03/ Chap 2 - SAISIE SIMPLE DE DONNEES

1. SELECTION DE CELLULES

La sélection peut être effectuée avec le clavier et la souris, ou bien avec la fenêtre "Atteindre".
Pour désélectionner, cliquez n'importe où (s'il s'agit d'une seule cellule, cliquez en dehors de la cellule).

Avec le clavier et la souris

Pour sélectionner :

Une cellule

Pointez sur la cellule. Le pointeur ayant la forme d'une croix blanche, cliquez. Ou bien, atteignez la cellule avec les touches fléchées du clavier.
Si vous êtes en cours de saisie, validez (par exemple, en tapant Entrée), avant de sélectionner cette cellule en cliquant dessus.

Pour atteindre :

Des cellules faisant partie de la ligne ou de la colonne de la cellule active

Pour sélectionner toutes les cellules situées entre la cellule active et la cellule en bordure de zone, appuyez sur la touche Maj en double-cliquant sur la bordure de la cellule active en direction des cellules à sélectionner.

Une plage de cellules

Cliquez-glissez de la première à la dernière cellule.
Ou bien sélectionnez la première cellule, puis appuyez sur la touche Maj et sélectionnez la dernière cellule de la plage.

Des cellules non adjacentes (isolées, en plages, en colonnes ou en lignes)

Sélectionnez le 1er élément ; puis appuyez sur la touche Ctrl et sélectionnez les autres en cliquant dessus.

La zone de la cellule active

Appuyez sur les deux touches : Ctrl + *

Une colonne ou une ligne

Pointez sur la bordure externe de la case de l'en-tête. Le pointeur se transforme en flèche ; cliquez.
Si on veut sélectionner la colonne ou la ligne de la cellule active : A chaque fois, toute la colonne ou toute la ligne de la feuille est sélectionnée.

Des colonnes ou des lignes adjacentes

Cliquez-glissez sur les cases d'en-têtes des colonnes ou des lignes à sélectionner.
Ou bien : sélectionnez la 1ère, puis tapez Maj + clic sur la dernière.

Des colonnes ou des lignes non adjacentes

Sélectionnez la première ; puis Ctrl + clic pour sélectionner chacune des autres.

Toutes les cellules de la feuille

Avec la fenêtre "Atteindre"

Pour l'afficher : menu Edition > Atteindre, ou bien directement touche F5. Renseignez la zone "Référence".

Exemple de sélection de plages non adjacentes, situées sur la feuille active :
b2 : d5 ; e1 : f8.

Exemple de sélection de plages situées sur une autre feuille, par exemple la feuille "Feuil3" :
feuil3! a4 : e8 ; feuil3! b1 : b5.
L'appartenance d'une plage à une feuille se traduit par l'écriture : nomfeuille ! plage Il n'est pas nécessaire de mettre un espace après les signes de ponctuation ( :   ;  ou  ! ).

La fenêtre "Atteindre" permet également :

2. SAISIE DANS LES CELLULES

Sélectionnez une cellule et saisissez par exemple un texte ou un nombre.
Par défaut, un texte est aligné à gauche, un nombre à droite.

Validation et passage à une autre cellule

Pour valider la saisie, et passer : Saisie rapide dans une plage sélectionnée :

Saisie d'une même valeur dans toutes les cellules d'une plage

Sélectionnez la plage. Saisissez la valeur. Validez avec Ctrl + Entrée.

Débordement

Quand un texte déborde sur la cellule suivante, une saisie dans celle-ci masque le texte de la cellule précédente.

Quand une date déborde, la validation transforme l'affichage de la date en une suite de dièses (#).
Testez : réduisez la largeur d'une colonne (par cliqué-glissé sur la bordure droite de sa case d'en-tête) ; dans l'une de ses cellules, saisissez une date, qui déborde sur la cellule voisine, puis validez.

Quand un nombre déborde, il est affiché en notation scientifique, c'est-à-dire en produit d'un nombre décimal compris entre 1 inclus et 10 exclus par une puissance de 10.
Par exemple : le nombre 123456789 qui est environ égal à 1,2 * 108, s'affiche dans la cellule 1,2E+08.
S'il y a débordement même en notation scientifique, l'affichage du nombre dans la cellule est remplacé, comme une date, par une série de dièses.

Que ce soit un texte, une date ou un nombre qui déborde, le contenu exact de la cellule demeure, même si l'affichage ne l'est pas.
En sélectionnant la cellule (cliquez dessus), son contenu exact apparaît dans la zone de contenu de cellule (barre de formule).

Saisie d'un nombre sous forme de texte

Il suffit de le faire précéder d'une apostrophe.
Après validation, un triangle vert apparaît alors en haut à gauche de la cellule, signalant que ce nombre est de type texte (il ne pourra donc pas faire partie de formules mathématiques). De type texte, il est aligné à gauche.
Quand la cellule est sélectionnée, une balise s'affiche à côté. Elle précise qu'il s'agit d'un nombre stocké sous forme de texte et elle offre le choix entre diverses possibilités, par exemple celle de convertir la saisie en type nombre.

Saisie semi-automatique de données de type texte

Lorsqu'on effectue des saisies de type texte dans une colonne, EXCEL les mémorise.
Après avoir tapé une ou plusieurs lettres dans une nouvelle cellule de la colonne, dès qu'Excel reconnaît une saisie précédente, elle est automatiquement proposée.
Il ne doit pas y avoir de cellule vide entre la cellule active et la cellule reconnue.
Tapez sur Entrée si vous souhaitez valider la saisie proposée et passer à la cellule d'en-dessous.

Il y a également la possibilité, à tout moment, d'afficher la "Liste déroulante de choix" : faites un clic droit dans une cellule de la colonne > "Liste déroulante de choix".
Apparaissent dans cette liste tous les contenus de type texte de la colonne, même ceux d'en-dessous. La liste s'arrête dès qu'il y a une cellule vide.
Cliquez sur un élément de la liste affiche son contenu dans la cellule.

Saisie d'un commentaire

On peut rattacher un commentaire à une cellule : En effectuant un clic droit sur la cellule contenant le commentaire, plusieurs options sont proposées : afficher (en permanence) le commentaire, le masquer, le modifier ou l'effacer.
Quand le commentaire est masqué, il subsiste dans la cellule un petit triangle rouge.
Pour afficher tous les commentaires de la feuille : menu Affichage > Commentaires.

Saisie d'une date ou d'une heure

Date

Dès qu'EXCEL reconnaît une date, il la convertit en numéro de série (représentant le nombre de jours écoulés entre cette date et le 1er janvier 1900, sinon 1904 en fonction du paramétrage, Cf. chapitre 7 § 8) et il lui applique un format.

Pour saisir une date : Si le jour n'est pas mentionné, il est considéré comme étant le 1er jour du mois.

Heure

Dès qu'EXCEL reconnaît une heure, il la convertit en fraction décimale, et il lui applique un format.

Exemples :

Seul le caractère : est admis pour séparer les heures et les minutes.
Exemple :
9h28 s'écrit 9:28 et est affiché 09:28.
Si on écrit 9h28 et on ne pourra pas se servir de cette donnée, en tant qu'heure, ni dans les calculs, ni dans les formules.

Dates et heures, reconnues en tant que telles par EXCEL, sont des données numériques. Elles sont donc alignées à droite.

Saisie restreinte

La fenêtre "Validation des données" permet de restreindre une saisie.
Il est par exemple possible de restreindre la saisie à un nombre entier supérieur à 16.

Commencez par sélectionner les cellules concernées par l'application d'une saisie restreinte.
Puis, pour afficher la fenêtre "Validation des données" : menu Données > Validation.

3. MODIFICATION DES DONNEES

Avant validation, si on souhaite recommencer la saisie dans la cellule

Le bouton croix de la barre de formule permet d'annuler la saisie en cours.
L'équivalent par le clavier est la touche Echap.

Après validation

Suppression de données

Sélectionnez la ou les cellules, puis touche Suppr.
Après sélection, si vous souhaitez bénéficier d'options d'effacement : menu Edition > Effacer.

4. RECHERCHER, REMPLACER

Principe

On précise une expression à rechercher et son lieu de recherche (plage de cellules, feuille ou classeur).
Si la recherche a abouti (par affichage des références des cellules contenant l'expression), il est possible de remplacer l'expression.

Rechercher

Si la recherche est à effectuer dans une plage de cellules, sélectionnez-la.
Pour afficher la fenêtre "Rechercher et remplacer" : menu Edition > Rechercher. Cette fenêtre peut rester ouverte lors de la saisie dans les cellules.
Choisissez l'onglet "Rechercher".

Dans la zone de saisie de l'expression à rechercher, on peut utiliser des "jokers".
Le point d'interrogation ? remplace un seul caractère, l'astérisque * en remplace plusieurs.
Par exemple, si on cherche les expressions "porte-avions" et "porte-chars", on saisira "porte*". Si on cherche les noms "Dupond" et "Dupont", on saisira "DUPON?" (ou dupon?, puisque EXCEL ne reconnaît pas la différence de casse).

Le bouton Suivant sélectionne les cellules contenant la valeur recherchée, une par une, ligne par ligne.
Le bouton Rechercher tout liste toutes les références des cellules contenant la valeur recherchée.

Remplacer

Dans la fenêtre "Rechercher et remplacer" , choisissez cette fois l'onglet "Remplacer".
Le bouton Remplacer permet de remplacer les valeurs une par une.

5. VERIFICATION ORTHOGRAPHIQUE

Sur la barre d'outils Standard, cliquez sur le bouton Orthographe (d'icône ABC). La fenêtre "Grammaire et orthographe" s'affiche.

6. INSERTION ET SUPPRESSION

Distinguer contenant et contenu

Il faut bien distinguer la suppression du contenant et celle du contenu.
Par exemple, quand on supprime la donnée d'une cellule, on ne supprime pas la case qu'est cette cellule. Quand on supprime les données d'une colonne, la colonne devient vierge, mais elle reste.
La suppression du contenant entraine celle du contenu, mais pas l'inverse.
Ce paragraphe traite des différents types de contenants : colonnes, lignes et cellules.

Une insertion ou une suppression de contenant entraîne un décalage

Dès qu'il y a insertion (ou suppression) du contenant, il y a décalage de cellules pour insérer (ou supprimer) les nouvelles cellules.
Les cellules qui ont été décalées, changent de références (sauf si leurs références sont liées à des références d'autres cellules. Le collage avec liaison sera vu au chapitre 4).

Colonnes et Lignes

Le principe est le même pour les deux.

•  Pour insérer des colonnes :

Les références des cellules ne sont plus les mêmes, leur en-tête de colonne a changé.
Par exemple, saisissez le nombre 5 dans la cellule A1. Puis insérez deux colonnes avant la colonne A (sélectionnez les colonnes A et B, en cliquant-glissant sur les cases d'en-tête > clic droit, puis Insertion).
Après insertion, le nombre 5 est dans la cellule C1.

•  Pour insérer des lignes :

Comme expliqué précédemment, les références des cellules ont changé, leur en-tête de ligne n'étant plus-le même.

Pour supprimer des lignes ou des colonnes :

Sélectionnez-les. Puis clic droit sur la sélection, et choisir la commande "Supprimer".
Comme pour l'insertion, les références des cellules changent.

Plage de cellules

Insertion de cellules

Suppression de cellules

Bien prendre en compte, si nécessaire, que les insertions et les suppressions de cellules modifient les références antérieures des cellules.