Cours BARDON - Microsoft Office
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SOMMAIRE

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PPT 03/ Chap 1 - CREATION, MISE EN PAGE, IMPRESSION

1. PRESENTATION : CREATION ET OUVERTURE

Nouvelle présentation

Pour créer une nouvelle présentation : Barre d'outils Standard > bouton "Nouveau" (le premier bouton).
Ou bien :

Menu Fichier > Nouveau ;
Le volet "Nouvelle présentation" s'affiche à droite. Cliquez sur "Nouvelle présentation".

Une diapositive vierge apparaît dans la partie centrale, également en miniature dans le volet gauche.
Vous êtes en Mode d'affichage "Normal" (le bouton aux 3 volets, à bas à gauche de l'écran, est activé), à l'onglet "Diapositives" (onglet de droite du volet gauche).

Vous pouvez enregistrer la présentation : Barre d'outils Standard > bouton Enregistrer (le troisième bouton). Le type de fichier est "Présentation".
Tandis que l'extension d'un fichier WORD est .doc (à l'exception d'un modèle .dot), un fichier POWERPOINT a pour extension .ppt (powerpoint).

Ouverture d'une présentation

Pour ouvrir une présentation déjà enregistrée : Barre d'outils Standards > bouton Ouvrir (le 2ème).
S'il s'agit de l'une des quatre présentations dernièrement ouvertes, vous pouvez aussi procéder ainsi :

Affichez le Volet Office Accueil (menu Affichage > Volet Office ; ou bien, si un volet est déjà ouvert, cliquez sur le bouton d'icône maison) ;
Cliquez sur la présentation à ouvrir.

2. PASSAGE D'UNE DIAPOSITIVE A UNE AUTRE

Quand on passe de la création d'une diapositive à une autre, on valide automatiquement la précédente.
Par exemple, quand on clique sur le bouton "Nouvelle diapositive", on valide la diapositive précédente, et on en crée une nouvelle.

Il existe plusieurs méthodes pour passer d'une diapositive à une autre :

Cliquez sur la diapositive choisie.
Cliquez-glissez sur le curseur de défilement vertical (juste à droite du volet central). Vous pouvez aussi le déplacer en cliquant sur l'une des deux flèches situées à ses extrémités.
Cliquez sur les doubles flèches situées en dessous, d'info-bulles "Diapositive précédente" et "Diapositive suivante".
Tapez sur le clavier Pg Up ou Pg Dn (abréviations de Page Up, page du haut, et de Page Down, page du bas).
En dehors d'un espace réservé, pour atteindre la première diapositive : tapez sur (Home) ; pour atteindre la dernière : tapez sur Fin (End).

3. INSERTION, COPIE, TRANSFERT ET SUPPRESSION DE DIAPOSITIVES

Sélection de diapositives

Il suffit de cliquer sur une miniature de diapositive pour qu'elle soit sélectionnée. Elle présente alors un contour plus marqué.
Pour désélectionner, cliquez ailleurs.

Pour sélectionner plusieurs diapositives :

si elles sont adjacentes : cliquez sur la 1ère, puis Maj + clic sur la dernière.
si elles ne sont pas adjacentes : cliquez sur l'une d'elles, puis Ctrl + clic sur chaque autre diapositive à sélectionner (Ctrl + clic également pour désélectionner une diapositive choisie par erreur).

En mode Normal, sous l'onglet Plan, on ne peut sélectionner que des diapositives adjacentes.

Pour sélectionner toutes les diapositives : Ctrl + A.
En mode Normal, le curseur doit être situé dans le volet gauche, sous l'onglet Diapositives.

Insertion d'une nouvelle diapositive

En mode Normal, onglet Diapositives, ou bien en mode Trieuse de diapositives, cliquez d'abord à l'endroit où sera insérée la nouvelle diapositive.
Un grand trait noir clignotant apparaît. Cliquez alors sur le bouton "Nouvelle diapositive" de la barre d'outils de Mise en forme.

Pour insérer des diapositives provenant d'une autre présentation : sélectionnez la diapositive qui précédera les diapositives à insérer ; puis menu Insertion > Diapositive à partir d'un fichier.

Copier ou déplacer une diapositive

Il existe plusieurs méthodes, déjà étudiées dans WORD, valables également pour un texte ou un objet.
Mentionnons les trois suivantes :

1ère méthode

Sélectionnez la (ou les) diapositive(s) en miniature.
Clic droit sur la sélection. Choisir Copier ou Couper.
Clic à l'emplacement souhaité. Clic droit, choisir Coller.

2ème méthode (cliquer-glisser)

Après sélection :

Pour déplacer : cliquez-glissez jusqu'à l'emplacement souhaité ;
Pour copier : Ctrl + cliquez-glissez.

3ème méthode (avec le volet Presse-papiers)

Cette méthode permet également le transfert sur une autre présentation ou même dans une autre application (par exemple dans WORD).
Elle est pratique. Elle permet de voir ce que contient le Presse-papiers, et d'utiliser à volonté son contenu.
Pour afficher le volet Presse-papiers : dans la barre des menus, choisissez menu Edition > Presse-papiers Office.
Après avoir coupé ou copié une diapositive, celle-ci est présente dans le Presse-papiers. Elle peut être ensuite collée par simple clic, en restant disponible dans le Presse-papiers.

Suppression de diapositives

Il suffit de les sélectionner, puis d'appuyer sur la touche Suppr.

4. DIAPOSITIVE DE RESUME

Portant le titre de "Diapositive de résumé", elle énumère les titres des diapositives sélectionnées.
Elle est automatiquement mise devant les diapositives sélectionnées.

Pour la créer, procédez ainsi :

En mode Trieuse de diapositives, sélectionnez chaque diapositive dont vous souhaitez voir apparaître le titre dans la diapositive de résumé (sélectionnez la 1ère, puis Ctrl + clic pour sélectionner chaque diapositive suivante) ;
Dans la barre d'outils Trieuse de diapositives, cliquez sur le bouton d'icône représentant plusieurs diapositives reprises dans une autre, d'info-bulle "Diapositive de résumé".
La diapositive de résumé est alors générée.

5. NUMEROTATION DES DIAPOSITIVES

On peut générer une numérotation automatique des diapositives.
Le numéro apparaît sur chaque diapositive dans l'espace réservé "zone de nombre".

Procédez ainsi :

Placez vous en Mode Normal ;
Si vous souhaitez que certaines diapositives seulement soient numérotées, sélectionnez-les ;
Menu Insertion > Numéro de diapositive. La boîte de dialogue "En-tête et pied de page" apparaît. Cochez "Numéro de diapositive".
Choisissez l'option "Appliquez partout", si vous souhaitez que toutes les diapositives de la présentation soient numérotées. Sinon choisissez "Appliquez" pour que les seules diapositives sélectionnées soient numérotées.

6. MISE EN PAGE D'UNE DIAPOSITIVE - LES DISPOSITIONS

Le volet "Mise en page des diapositives" donne accès à de nombreuses mises en page prédéfinies, appelées "dispositions".
Il s'affiche à droite de l'écran. Pour l'afficher, s'il ne l'est pas : menu Format > Mise en page des diapositives.
Ou, plus rapidement : clic droit sur une diapositive quelconque du volet Diapositives (mode d'affichage Normal) > "Mise en page des diapositives".

Quand on pointe sur une mise en page proposée dans le volet, une info-bulle indique le nom de la disposition, et un menu déroulant est disponible.

Espaces réservés

La mise en page d'une diapositive consiste à disposer d'espaces réservés, représentés par des rectangles entourés de pointillés, destinés à recevoir un titre, un texte, ou un "contenu". Un contenu est un espace réservé à un ou plusieurs objets graphiques (tableau, graphique, clipart, image).
Pour sélectionner un espace réservé, pointez sur son contour ; quand le pointeur a la forme d'une croix fléchée, cliquez. Le contour de l'espace est alors en pointillés.
L'espace est modifiable comme tout objet graphique : emplacement, taille, couleurs, etc. Pour le déplacer, cliquez-glissez sur son contour (pointeur en croix fléchée) jusqu'à l'emplacement souhaité.
Pour afficher la fenêtre "Format de l'espace réservé" : menu Format > Espace réservé (ou clic droit sur l'espace > Espace réservé). Choisissez parmi les options proposées aux divers onglets.
Pour supprimer un espace réservé : sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr.

Mises en page par défaut

La mise en page par défaut de la 1ère diapositive s'appelle "Diapositive de titre". Le premier espace est réservé à un titre, le second à un sous-titre ;
La mise en page par défaut des diapositives suivantes s'appelle "Titre et texte". Le premier espace est réservé à un titre, le second à un texte.

4 catégories de "dispositions"

Les dispositions proposées sont classées en 4 catégories :

"Disposition du texte" pour insérer du texte.
Quand on clique dans un espace réservé à un texte : le message préinscrit disparaît, la zone s'entoure de hachures, et le curseur y est placé, précédé d'un symbole.
Par défaut, le 1er paragraphe est sensé être le 1er élément d'une liste. Pour saisir l'élément suivant, cliquez d'abord sur la touche Entrée ;
"Disposition du contenu" pour insérer un ou plusieurs objets graphiques.
Six types d'objets sont proposés. Cliquer sur l'un d'eux permet d'entamer la procédure d'insertion de l'objet dans l'espace ;
"Disposition du texte et du contenu" ;
"Autres dispositions".

Le nom de la disposition indique les espaces réservés qu'elle contient.
La majorité des dispositions comportent un espace de titre : toutes sauf la disposition "Vide" (sans espace réservé) et la disposition "Contenu" (l'espace est réservé aux seuls objets graphiques).

Dans le volet Plan du mode d'affichage Normal, apparaissent les textes créés dans les espaces de titre et les espaces de texte. Les textes insérés dans les espaces réservés à des objets graphiques, n'apparaissent pas. Le plan ne contient que des éléments écrits.

On peut choisir une mise en page lors de la création d'une nouvelle diapositive, ou bien l'appliquer à une diapositive déjà créée :

Choix d'une mise en page avant création d'une nouvelle diapositive :
Cliquez sur la disposition souhaitée, puis dans le menu déroulant de cette disposition, cliquez sur "Insérer une nouvelle diapositive".
Application d'une mise en page à une diapositive déjà créée :
Cliquez sur la miniature pour la sélectionner, puis choisissez la disposition. Les éléments de la diapositive sont alors disposés conformément à la mise en page choisie.

Dans une diapositive, pour passer d'un espace réservé au suivant : Ctrl + Entrée.
Quand le curseur est sur le dernier espace réservé de la diapositive, Ctrl + Entrée permet de créer une nouvelle diapositive de même mise en page.

7. REGLES, GRILLE ET REPERES

Afin qu'il soit plus facile de disposer les éléments (textes, objets graphiques) sur une diapositive, on peut afficher règles, grille et repères.

Règles

Pour afficher (ou masquer) la règle horizontale et la règle verticale : menu Affichage > Règle.

Grille

Pour afficher (ou masquer) la grille : dans la barre d'outils Standard, cliquez sur le bouton d'info-bulle "Afficher/masquer la grille", d'icône une grille.
Elle ne sera pas imprimée.

Grille et repères

Les repères sont deux axes, l'un vertical et l'autre horizontal, placés au milieu de la diapositive.
Grille et repères facilitent l'alignement des objets. Pour les afficher : menu Affichage > Grille et repères. Dans la boîte de dialogue "Grille et repères", cochez les options souhaitées. Ils ne seront pas imprimés.
Les espaces entre les lignes d'une grille sont modifiables. Les deux axes du repère peuvent être déplacés par cliqué-glissé.

8. IMPRESSION

Aperçu avant impression

Pour visualiser ce que vous souhaitez imprimer, cliquez dans la barre d'outils Standard sur le bouton (Feuille avec loupe), d'info-bulle "Aperçu avant impression".

Une barre d'outils spécifiques apparaît juste au-dessous de la barre de titre :

Les deux premiers boutons permettent de passer à la page précédente ou à la page suivante ;
Le 1er bouton "Imprimer" permet d'afficher la boîte de dialogue "Imprimer" ;
Le second bouton "Imprimer" propose une liste de 4 modes d'impression de la présentation :
- "Diapositives" : chaque diapositive sera imprimée sur une page, à la taille maximale ;
- "Documents" (au choix, 1 à 9 diapositives par page) ;
- "Pages de commentaires" : chaque diapositive sera imprimée sur une page, suivie de ses commentaires ;
- "Mode Plan" : le plan de la présentation sera imprimé.
Boutons d'info-bulles "Paysage" et "Portrait" : l'option "Paysage" imprime à l'horizontal, l'option "Portrait" à la verticale ;
Bouton "Options" : comme son nom l'indique, il propose une liste d'options, applicables à l'impression.
On peut :
- Créer des en-têtes et des pieds de page : Cf. paragraphe ci-dessous "Création d'en-tête et de pied de page" ;
- Choisir d'imprimer en nuances de gris, ou bien en noir et blanc ;
- "Mettre à l'échelle de la feuille" : sur chaque page, l'impression sera à la taille maximale ;
- "Encadrer les diapositives" ;
- Définir l'ordre d'impression.
Bouton "Fermer" : il permet de quitter l'aperçu sans imprimer.

Impression : taille des diapositives et orientation

La fenêtre "Mise en page" permet de dimensionner les diapositives à l'impression et de choisir une orientation (Paysage ou Portrait).
Pour l'afficher : menu Fichier > Mise en page.
Dans la liste de la zone étiquetée "Diapositives dimensionnées pour", l'option "Transparent" permet d'imprimer sur des films transparents.

Impression : création d'en-tête et de pied de page

On peut ajouter des pieds de page aux diapositives, aux pages de commentaires et aux documents.
On ne peut ajouter d'en-têtes qu'aux pages de commentaires et aux documents, non aux diapositives.
Affichez la fenêtre "En-tête et pied de page" :

soit après avoir activé le bouton "Aperçu avant impression" : bouton "Options" >En-tête et pied de page ;
soit à partir de la fenêtre de la présentation : menu Affichage > En-tête et pied de page.

Choisissez vos options. Dès qu'une option est activée, la zone correspondante dans le cadre "Aperçu" devient noire.
Après avoir coché la case "Date et heure", puis la case "Fixe", on peut saisir le texte de son choix.
"Appliquer" crée le pied de page uniquement sur les diapositives préalablement sélectionnées avant l'affichage de la fenêtre.

Imprimer la présentation

Vous pouvez sélectionner des diapositives à imprimer, ou bien indiquer leurs numéros dans la fenêtre "Imprimer".
Pour afficher la fenêtre "Imprimer" :

soit après avoir activé le bouton "Aperçu avant impression", cliquez sur le bouton "Imprimer" ;
soit à partir de la présentation, faites : menu Fichier > Imprimer.

Ne cliquez sur le bouton "Imprimer" de la barre d'outils Standard que si vous souhaitez imprimer directement sans passer par la boîte de dialogue "Imprimer".
Pour indiquer des numéros de diapositives dans la zone de saisie "Diapositives", séparez-les par un point-virgule si elles ne sont pas adjacentes, sinon précisez les numéros de la première et de la dernière séparés par un tiret.
Option "Copies assemblées" : un exemplaire complet est imprimé, avant impression de l'exemplaire suivant.