WORD 07/ Chap 9 - PUBLIPOSTAGE
Comme son nom l'indique, un publipostage est l'ensemble des opérations à réaliser pour créer une lettre publicitaire (publi) envoyée (postage) à un ensemble de personnes, chaque courrier (pouvant être un mail) étant adapté au destinataire (civilité, nom, adresse, etc.). On appelle également "publipostage" ce courrier.
On peut aussi créer par publipostage étiquettes, enveloppes et répertoire.
Nous étudierons le publipostage en prenant le cas courant d'une lettre publicitaire. La réalisation d'un autre type de document ne présente aucune difficulté particulière.
La réalisation d'un publipostage requiert :
- Un 1er document contenant une source de données, en l'occurrence une liste de destinataires, avec leurs coordonnées .
- Un 2ème document, qui servira de base au courrier envoyé.
Le publipostage est un 3ème document constitué à partir des deux fichiers précédents.
Des champs de fusion ont été insérés dans le document de base (courrier dans le cas d'une lettre publicitaire) . Ces champs contiennent des données sur les destinataires.
1. LA SOURCE DE DONNEES
Exemple d'un tableau réalisé sous Word
Pour établir le 1er document, contenant les coordonnées des destinataires, vous pouvez simplement procéder ainsi :
- Créez un nouveau document.
- Insérez un tableau qui contiendra les coordonnées des destinataires : sous l'onglet "Insertion", activez le bouton "Tableau".
- Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de coordonnées des destinataires.
Ce tableau doit être le plus simple possible, il n'est que fonctionnel, destiné à la création du publipostage.
Il ne doit pas y avoir plus d'un paragraphe vide au-dessus du tableau ; vérifiez-le en activant le bouton "Afficher tout" ¶ .
- Saisissez les étiquettes, en première ligne du tableau. Ce sont les noms des champs : Civilité, Nom, Prénom etc.
- Puis saisissez, ligne par ligne, les coordonnées des destinataires. Utilisez la touche Tab
pour passer d'un champ à l'autre. Chaque ligne constitue un enregistrement.
Consignes :
- Au sein d'une cellule, ne tapez ni la touche Entrée, ni la combinaison Maj + Entrée.
- Peu importe si le texte d'une cellule n'est pas entièrement visible dans la cellule.
- N'ajoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas de cellules.
- Aucune ligne, aucune colonne ne doit être entièrement vide. En revanche, une cellule peut être vide.
- Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier "Mes sources de données" du dossier "Documents".
- Fermez le fichier.
Exemple :
Ce tableau comporte une ligne d'en tête avec 6 champs, et 2 enregistrements de destinataires potentiels ("potentiels" : on verra en effet que les destinataires peuvent être filtrés).
En réalité, bien sûr, un tableau de données comporte de nombreux enregistrements. Deux enregistrements ne justifient pas l'application d'une procédure de publipostage. Le principe restant le même pour deux ou pour mille enregistrements, simplifions-nous la tâche…
Diversité des sources de données
On vient de voir l'exemple d'une source de données qui est un tableau réalisé sous WORD.
Elle peut être également un tableau réalisé sous EXCEL, une liste de contacts Outlook (Office 2007, non Outlook Express), une base d'Access ou d'un autre logiciel compatible avec Word.
S'il s'agit d'une liste comportant des dates ou des nombres décimaux, il convient d'activer une option de Word : cliquez sur le bouton Office > Options Word > Options avancées.
Dans la rubrique "Général", cochez la case d'option "Confirmer la conversion de format de fichier lors de l'ouverture".
La source de données peut aussi être créée en cours de publipostage.
2. LE DOCUMENT DE BASE
Dans l'exemple pris, le document de base est le courrier à envoyer.
A la différence du tableau, le document de base sera transmis. Sa mise en forme doit donc être soignée.
Un paragraphe vide, avec retrait gauche, est laissé pour l'inscription des coordonnées du destinataire (voir la marque du curseur au-dessus de "La Couronne").
Exemple :
Laissez le fichier ouvert, et démarrez le publipostage.
3. REALISATION
On utilise les commandes de L'onglet "Publipostage".
Démarrage du publipostage, indication du type du document de base
Activez le bouton "Démarrer la fusion et le publipostage".
Cliquez sur le type du document de base (dans l'exemple, "Lettres").
L'option "Document Word normal" sert à convertir le document de base contenant des champs, en un champ normal, dénué de liens. Présentement, le document de base ne contient pas encore de champ.
Sélection de la source de données
Les données concernant généralement des destinataires de courriers, le bouton à activer a été nommé "Sélection des destinataires".
Exemple : choisissez "Utiliser la source existante", puis ouvrez le fichier de tableau de données réalisé sous Word.
La commande "Entrer une nouvelle liste" permet de créer une liste de données, à partir de la fenêtre "Créer une liste d'adresses".
Utilisez la touche Tab pour passer d'un champ à l'autre.
L'activation du bouton "Personnaliser colonnes" permet d'ajouter un champ, de le supprimer, de le renommer ou de le positionner par rapport aux autres champs.
Si l'option "Confirmer la conversion de format de fichier lors de l'ouverture" a été précédemment activée (cf. fin du § 2), Word affiche la fenêtre "Confirmer la source de données".
Cochez "Afficher tout" et sélectionnez dans la liste l'option "via un DDE".
Modification de la liste des destinataires
Pour modifier la liste des destinataires, affichez la fenêtre "Fusion et publipostage : Destinataires" en activant le bouton "Modifier la liste de destinataires".
Elle contient en ligne d'en tête les noms des champs (chacun est doté d'un menu déroulant 
) puis, sur les lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est précédé d'une case à cocher 
). Explorez-la.
En cliquant sur la source de données, on peut activer ensuite le bouton "Modifier".
Vous pouvez trier (par nom, par ville…) et sélectionner les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le courrier (dans l'exemple, vous pouvez décider de n'envoyer un courrier qu'aux habitants de la ville "Le Beaulieu").
Quand un filtre (c'est-à-dire une restriction des destinataires) a été appliqué, la flèche du menu déroulant concerné devient bleue.
Insertion de champs
Après insertion, les codes des champs peuvent être affichés ou masqués en tapant Alt + F9 (comme pour tout champ).
Après sélection, les champs peuvent être copiés, déplacés ou supprimés.
Insertion des champs de fusion
On peut ajouter un à un les champs de la liste des destinataires (dans l'exemple, les champs sont Civilité, Prénom, Nom, Adresse, Code postal et Ville), en activant le bouton "Insérer un champ de fusion", puis les disposer dans le document (ou bien commencer par placer le curseur avant d'insérer le champ). Après sélection par cliqué-glissé, on peut les copier ou les déplacer.
Il est également possible d'insérer "d'un bloc" plusieurs champs à la fois, relatifs au nom, à la fonction, à l'adresse ou au téléphone, en activant le bouton "Bloc d'adresse".
La fenêtre "Insertion du bloc d'adresse" s'affiche. Pour que les champs puissent être insérés, leurs noms doivent correspondre aux noms prédéfinis du bloc d'adresse.
Sinon, cliquez dans la fenêtre sur le bouton "Faire correspondre les champs". A droite, les champs de la liste des destinataires divergeant de ceux du bloc sont signalés "sans correspondance". Par exemple, au champ "Prénom", faites correspondre le champ "Prénom_" pour qu'il puisse apparaître dans le bloc.
Une fois inséré, pour modifier le champ bloc d'adresse : clic droit dessus > Modification du bloc d'adresse.
Si on affiche les codes des champs (Alt + F9), on voit que les champs de fusion sont nommés "MERGEFIELD".
Insérer une ligne de salutation
Pour afficher la fenêtre "Insérer une ligne de salutation", activez le bouton "Ligne de salutation".
Une ligne de salutation sera par exemple : Madame, Monsieur,
Comme précédemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les mêmes noms que les noms prédéfinis. Sinon, cliquez sur le bouton "Faire correspondre les champs".
Une fois inséré, pour modifier ce champ : clic droit dessus > Modification de la ligne de salutation.
Si on affiche les champs (Alt + F9), un champ de salutation est indiqué par "GREETINGLINE".
Insertion d'un champ avec le bouton "Règles"
Vous pouvez ajouter d'autres champs, selon certains critères, certaines "règles".
- "Demander" : on définit un nom de signet, ainsi qu'une invite. Après fusion, la réponse à cette invite sera affichée aux emplacements du document, où l'on aura inséré un renvoi (onglet Insertion, groupe Liens, bouton Renvoi).
On peut ainsi fusionner un même document, chaque fois avec des réponses différentes à cette invite.
- "Remplir" : cette fois-ci, il n'y a pas de signet. Sinon, le principe est le même. La réponse à l'invite est insérée dans le document fusionné.
- "Si…Alors…Sinon…" : un texte sera inséré à l'emplacement du curseur sous condition de la valeur d'un champ.
Exemple : le mot "Cher" sera ajouté si le champ Civilité est Monsieur ; sinon ce sera le mot "Chère".
Dans la zone "Comparer avec", orthographiez le texte saisi exactement comme il l'est dans les courriers, en respectant en particulier la casse (majuscule ou minuscule).
- Numéro d'enregistrement et numéro de séquence : le premier correspond au numéro de tous les enregistrements de la source de données, tandis que le second correspond au numéro de l'enregistrement de l'ensemble des destinataires concernés par la fusion.
S'il n'y a pas eu de filtrage, ces deux numéros sont identiques.
- "Suivant" : le document fusionné comprendra les 1er, 3ème, 5ème… enregistrements concernés par la fusion.
Si on insère deux fois cette option, il contiendra les 1er, 4ème, 7ème… enregistrements concernés par la fusion.
- "Définir un signet" : cette option permet d'insérer une valeur de signet aux emplacements souhaités.
Aperçu des résultats
Avant de fusionner le document de base (dans l'exemple, la lettre), il convient d'avoir un aperçu du travail. Activez le bouton "Aperçu des résultats".
Vous pouvez utiliser les différents boutons du groupe "Aperçu des résultats". Le bouton "Rechercher un destinataire" permet d'effectuer une recherche sur un champ quelconque de la liste des destinataires.
Vous pouvez ajouter des textes, insérer des objets graphiques, modifier la mise en forme (alignement, polices, retraits…) etc.
Ces modifications réalisées sur une seule lettre seront effectuées automatiquement sur toutes les autres.
Terminer et fusionner
Il existe trois options possibles :
"Modifier des documents individuels"
La fusion s'effectue vers un nouveau document.
Dans l'exemple, le nouveau document, nommé par défaut Lettres1, rassemble tous les courriers séparés par un saut de section, chaque courrier débutant sur une nouvelle page.
"Imprimer les documents"
Le document fusionné est imprimé, sans création de nouveau document comme précédemment.
"Envoyer des messages électroniques"
Cette option requiert un logiciel de messagerie tel que Microsoft Outlook.
En début de publipostage, le type du document de base à sélectionner après activation du bouton "Démarrer la fusion et le publipostage" est "Messages électroniques".
Un champ mail doit figurer dans les coordonnées de la liste des destinataires. Dans la fenêtre "Fusionner avec un message électronique", c'est le nom de ce champ qu'il convient de choisir dans la zone suivant "A :".
4. L'ASSISTANT EN SIX ETAPES
Plutôt que d'utiliser la méthode précédente, il est possible de réaliser un publipostage en étant aidé par un "Assistant".
Il guide les opérations en six étapes.
Pour afficher le volet "Fusion et publipostage", activez le bouton "Démarrer la fusion et le publipostage", puis sélectionnez la commande "Assistant Fusion et publipostage pas à pas".
En haut du volet, est indiquée l'étape actuelle. En bas du volet, sont précisées l'étape suivante et l'étape précédente.
Il est toujours possible de revenir à l'étape précédente.
1ère étape : type du document de base
Précisez le type du document de base (dans notre exemple, "Lettres").
Cliquez en bas du volet sur "Suivante".
2ème étape : sélection du document de base
Précisez le fichier contenant le document de base.
Dans notre exemple, on a laissé le curseur sur le document de base ; il convient donc de choisir "Utiliser le document actuel".
Cliquez sur "Suivante".
Si vous choisissez l'une des deux autres options, le document actif (sur lequel apparaît le curseur) sera effacé, d'où l'importance de partir d'un document vierge.
3ème étape : sélection de la source de données
Ouvrez le fichier contenant la liste des destinataires. La fenêtre "Fusion et publipostage : Destinataires" s'affiche.
A partir de cette étape, les deux documents (Document de base et Liste des destinataires) sont reliés.
4ème étape : création du document principal
5ème étape : aperçu du document final
6ème étape : lancement de la fusion
Ces trois dernières étapes ne présentent aucune difficulté particulière.
Cours BARDON - Microsoft Office
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