Cours BARDON - Microsoft Office
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Excel 03/ Chap 4 - MISE EN FORME

Eléments de mise en forme

La mise en forme d'une cellule concerne plusieurs éléments :

Le "nombre", c'est-à-dire le format d'affichage de la valeur ;
L'alignement de la valeur dans la cellule ;
La police des caractères ;
La bordure de la case ;
Les motifs du fond de cellule (couleur et motifs) ;
Son format.

Outils de mise en forme

Fenêtre "Format de cellule"

Chacun des cinq premiers éléments fait l'objet d'un onglet de la fenêtre "Format de cellule", fenêtre qui servira souvent dans ce chapitre.
Pour afficher la fenêtre "Format de cellule" :

clic droit sur la sélection à mettre en forme > Format de cellule ;
ou bien : menu Format > Format de cellule).

Barre d'outils de Mise en forme

Des boutons de la barre d'outils de Mise en forme peuvent être utilisés pour accéder directement aux mises en forme.
Par exemple, sont communément utilisés les boutons d'alignement ou les boutons de police (type, taille, styles gras, italique et souligné).

Concernant le format, on utilisera la souris ou des commandes du menu Format.

Principe d'application d'une mise en forme

Plutôt que de procéder à la mise en forme cellule par cellule, il est plus rapide de sélectionner, avant ou après saisie, le maximum de cellules, avant de leur appliquer une mise en forme :

Sélectionnez les cellules à traiter.
Quand une seule cellule est sélectionnée, sélectionnez bien la cellule (elle a un contour plus épais), et non son contenu (dans ce cas, vous n'aurez accès qu'à l'onglet Police de la fenêtre "Format de cellule") ;
Cliquez sur les commandes de mises en forme souhaitées, en utilisant la barre d'outils de Mise en forme ou la fenêtre "Format de cellule".

1. ELEMENTS DE MISE EN FORME

Formats d'affichage

Ouvrez la fenêtre "Format de cellule" sur l'onglet Nombre.
Le terme "Nombre" doit être entendu au sens de "catégorie". Le nombre d'une valeur de cellule désigne sa catégorie de format d'affichage.
Dans la fenêtre, chaque format d'affichage présente un ou plusieurs aperçu(s) dans la zone "Exemple".

Format Standard

C'est le format appliqué par défaut.
Il consiste en l'alignement à droite d'un nombre ou d'une date, et en l'alignement à gauche d'un texte.

Format Nombre

C'est le format utilisé pour l'affichage général des nombres.

Nombre de décimales (chiffres après la virgule)
Dans la barre d'outils, vous pouvez utiliser les boutons "Réduire les décimales" (d'icône ,00,0) ou "Ajouter une décimale" (d'icône ,0,00).

Séparateur de milliers
Par défaut, un nombre apparaît en bloc, sans séparateur de milliers.
Sinon, le séparateur de milliers par défaut sera l'espace. Pour choisir un autre séparateur par défaut, faites : menu Outils > Options, onglet International ; décochez la case "Utiliser les séparateurs système", puis saisissez le caractère souhaité, un point par exemple. Validez.

Pour placer un séparateur de milliers, on peut utiliser :

soit la barre d'outils de Mise en forme : bouton d'icône 000 ;
soit la fenêtre "Format de cellules" : case "Utiliser le séparateur de milliers".

Format Monétaire

En plus des options spécifiques au format Nombre, ce format propose des symboles de devise.
Si la saisie précise la devise par défaut (par exemple si on saisit 219,50 €), le format monétaire est automatiquement appliqué à la cellule.
Le symbole de la devise est par défaut aligné contre le bord droit de la cellule.

Changement du symbole monétaire par défaut : Démarrer > Paramètres > Panneau de configuration > Options régionales (ou Paramètres régionaux).
Indiquez l'option souhaitée. Le changement est effectif après redémarrage d'EXCEL.

Format Comptabilité

Des éléments de format imposés différencient ce format avec le format monétaire :

Le symbole de la devise est aligné avec un retrait d'un caractère du bord droit de la cellule ;
Une valeur nulle est remplacée par un tiret, placé au centre ;
Montant négatif : il est affiché en noir et le signe moins est aligné, seul, à gauche de la cellule.

Sur la barre d'outils de Mise en forme, c'est le bouton d'info-bulle trompeuse "Monétaire" (représentant des pièces) qui permet d'appliquer directement le format Comptabilité aux cellules sélectionnées.

Format Date et Heure

Divers types d'affichage sont proposés en fonction du paramètre régional choisi.

Format Pourcentage

Exemple : si on applique le format Pourcentage à la cellule contenant la valeur 0,055, la valeur affichée devient 5,5% (avec l'option choisie d'une décimale).
Le bouton d'icône % de la barre d'outils de Mise en forme permet d'appliquer directement ce format (puis éventuellement de réduire ou augmenter le nombre de décimales avec les boutons "Réduire les décimales" et "Ajouter une décimale").

Format Fraction

Le format Fraction permet de représenter un nombre décimal sous la forme de sa partie entière suivie d'une fraction. Par exemple 3,5 pourra être affiché 3 1/2.
Si une valeur est saisie sous la forme d'un nombre entier suivi d'une fraction, ce format est automatiquement attribué à la cellule.

Le dénominateur de la fraction peut être précisé, soit en nombre de chiffres (1,2 ou 3), soit par une valeur exacte (par exemple demis ou quarts).
Par exemple 2,581 peut être affiché avec un dénominateur précisé:

d'un chiffre : 2 4/7
ou de deux chiffres : 2 43/74
ou de trois chiffres : 2 104/179.

A chaque fois, EXCEL affiche la fraction la plus proche de la valeur saisie.

Format Scientifique

En notation scientifique, un nombre positif s'affiche comme le produit d'un nombre décimal compris entre 1 et 10 exclus, et d'une puissance de 10.
Dans le format Scientifique, la puissance de 10 est affichée sous la forme de la lettre E suivie de l'exposant.

Exemples :
On a 123456 = 1,23456 * 10⁵. Le nombre 123456 sera affiché 1,235E05 (s'il a été paramétré trois décimales).
On a 0,057 = 5,7 * 10^-2. Le nombre 0,057 sera affiché 5,700E-02 (toujours avec l'option trois décimales).

Format Texte

En appliquant à une cellule le format Texte, même un nombre acquiert ce format.
Un nombre doté de ce format ne pourra donc pas être utilisé dans des formules mathématiques.
Une formule saisie restera sous sa forme de texte (le résultat ne sera pas affiché).

Format Spécial

Le format spécial regroupe divers formats particuliers, type Code postal, Sécurité Sociale ou Téléphone.
Ils dépendent du paramètre régional choisi.

Format personnalisé

Si vous souhaitez définir un format Personnalisé, vous pouvez l'écrire directement, ou plus simplement, vous baser sur un type prédéfini que vous modifierez.
Il existe en effet plusieurs types prédéfinis de format Personnalisé. Pour en choisir un, cliquez dessus. Il apparaît dans la zone de texte, sous "Type". Validez.
Pour créer ou utiliser un format Personnalisé, il convient de connaître la syntaxe des codes de format de nombre.
Il est pratique d'effectuer la saisie dans la cellule souhaitée, puis de définir le format Personnalisé. La saisie apparaît ainsi formatée dans la zone "Exemple". Vous pouvez si nécessaire modifier alors le format.

Un format personnalisé comprend une à quatre parties, qui sont séparées par des points-virgules.
Si le format comprend :

une partie : le format est appliqué à toute valeur ;
2 parties : la 1ère partie est appliquée aux valeurs positives et nulles, la 2ème partie est appliquée aux valeurs négatives ;
3 parties : la 1ère partie est appliquée aux valeurs positives, la 2ème aux valeurs négatives, la 3ème aux valeurs nulles ;
4 parties : les 3 premières parties comme précédemment, la 4ème partie s'applique à un texte.

Exemples :

Les affichages des dates et des heures en fonction des formats appliqués sont explicitement révélés dans la zone "Exemple".

Alignement et orientation

L'alignement concerne la disposition du texte dans la cellule. Le mot "texte" est pris dans son sens le plus large, désignant une suite de caractères quelconques.
Ouvrez la fenêtre "Format de cellule" sur l'onglet Alignement.

Alignement horizontal ou vertical

• Alignement horizontal (alignement par rapport à la largeur de la cellule) L'alignement par défaut est l'alignement Standard :

Un nombre ou une date est aligné à droite (contre le bord droit, sans retrait) ;
Un texte est aligné à gauche (contre le bord gauche, sans retrait).

Exemples :

La barre d'outils de Mise en forme contient les trois boutons d'alignement : Aligné à gauche, Au centre et Aligné à droite.
Quand il y a alignement à gauche ou à droite, un retrait (espace entre la bordure et le texte) est possible. On peut activer les boutons "Diminuer le retrait" et "Augmenter le retrait".

La fenêtre "Format de cellule" contient des possibilités d'alignement supplémentaires.
L'option Recopié répète le contenu dans la cellule, autant de fois que possible.
L'option Distribué répartit le texte dans la cellule, avec autant de retrait à gauche et à droite.

• Alignement vertical (alignement par rapport à la hauteur de la cellule) On retrouve les principales options appliquées précédemment, verticalement cette fois.

Orientation du texte

Par défaut, le texte est aligné horizontalement, donc avec un angle nul par rapport à l'horizontal. La zone "degrés" permet de choisir une autre valeur d'angle.

Texte et dimensions de la cellule

• "Renvoyer à la ligne automatiquement"
Si cette case est activée, le texte ne déborde plus sur les cellules voisines. Il est affiché entièrement dans la cellule, qui s'agrandit en hauteur, s'il y a besoin, au fur et à mesure de la saisie.
• "Ajuster"
Si cette case est activée, la taille des caractères est réduite, s'il y a besoin, au fur et à mesure de la saisie.
La cellule garde les mêmes dimensions.

Ces deux options visent à afficher entièrement un long texte dans la cellule.

En choisissant la 1ère option, on augmente la hauteur de ligne.
En choisissant la 2ème, on réduit la taille des caractères.

• "Fusionner les cellules" Cette option est souvent combinée avec un alignement Centré pour disposer un titre.
Dans la barre d'outils de Mise en forme, le bouton "Fusionner et centrer" aboutit directement au même résultat.
Si plusieurs cellules contiennent une valeur avant la fusion, seule la valeur de la cellule supérieure gauche est conservée.

Police, bordure, motifs

Barre d'outils de Mise en forme

Police : dans la barre d'outils de Mise en forme, on peut directement choisir le type, la taille et la couleur des caractères ( A ), ainsi que le style ( gras G, italique I, souligné S ).

Bordure : le bouton Bordures dispose d'un menu déroulant .
Lorsqu'il est activé, une barre d'outils "Bordures" propose divers outils. Quand le pointeur devient crayon (ou gomme), procédez par simples clics sur chaque côté de la cellule à modifier. Pour appliquer un contour ou un quadrillage à toute une plage de cellules, cliquez-glissez.

Couleur de fond : le bouton "Couleur de remplissage" (d'icône pot de peinture) permet d'appliquer une couleur de fond.

Fenêtre "Format de cellule"

Elle propose des options supplémentaires sous les onglets Police, Bordure et Motifs.

Police : sont également proposés des types de soulignement, des couleurs personnalisées, ainsi que les attributs Barré, Exposant et Indice.

Bordure
Définissez :

le style et la couleur de la ligne (cadre gauche).
puis les bordures souhaitées : cliquez sur un ou plusieurs boutons ; vous pouvez également définir des bordures en cliquant dans le cadre de l'aperçu.

Motifs : à cet onglet, on peut choisir une couleur et un motif de fond de cellule.

2. CREATION ET APPLICATION D'UN STYLE

Au lieu d'utiliser plusieurs fois les mêmes éléments de mise en forme, en les appliquant successivement, on peut les définir dans un "style", qu'il suffira ensuite d'appliquer en un clic.
Un style est un ensemble d'éléments de mise en forme (format d'affichage, alignement, police...) auquel on donne un nom afin de pouvoir ensuite le réutiliser.
Il est applicable sur toutes les feuilles du classeur.

Création

Pour afficher la fenêtre "Style" : menu Format > Style.
Pour créer un style, procédez ainsi :

Attribuez lui un nom ;
Cliquez sur le bouton "Modifier" ;
La fenêtre "Format de cellule" apparaît. Choisissez les options souhaitées. Validez ;
Cliquez sur le bouton "Ajouter" de la fenêtre "Style". Validez.

Application

Pour appliquer ensuite le style :

Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le style ;
Affichez la fenêtre "Style" : menu Format > Style ;
Sélectionnez le nom du style cherché. Validez.

3. MISE EN FORME CONDITIONNELLE

Sous condition d'un contenu défini, une mise en forme est appliquée.
Par exemple : si la valeur d'une cellule est comprise entre 18 et 24, les caractères seront verts et le style sera italique.

Sélectionnez les cellules auxquelles s'appliquera la mise en forme conditionnelle ;
Affichez la fenêtre "Mise en forme conditionnelle" : menu Format > Mise en forme conditionnelle ;
Définissez une première condition ;
Cliquez sur le bouton Format pour définir le format. Validez.
Si vous souhaitez appliquer un format à une autre condition de contenu, cliquez sur le bouton "Ajouter".
Vous pouvez définir ainsi trois mises en forme conditionnelles applicables aux cellules sélectionnées ;
Validez.

4. REPRODUCTION D'UNE MISE EN FORME

Exemple :
Supposons qu'une cellule soit dotée du format Texte, avec un alignement gauche de retrait 1, un renvoi à la ligne automatique, une couleur de police bleue et les styles gras et souligné.
Cette mise en forme est reproductible rapidement sur d'autres cellules :

soit en créant d'abord le style correspondant (Cf. paragraphe précédent). On pourra ensuite l'appliquer à volonté.
soit en la reproduisant directement (si on n'envisage pas de la réutiliser). C'est ce que l'on va voir.

Dans la barre d'outils Standard, on utilise le bouton d'info-bulle "Reproduire la mise en forme", d'icône pinceau .

Sélectionnez la cellule dont vous souhaitez reproduire la mise en forme ;
Cliquez sur le bouton Pinceau. Le format de la cellule sélectionnée est alors mémorisé. Le pointeur se transforme en pinceau ;
"Peignez" la plage de cellules auxquelles vous voulez appliquer la mise en forme.

Pour reproduire une mise en forme sur plusieurs plages de cellules : procédez de même, mais cette fois en double-cliquant sur le bouton Pinceau.
Pour retrouver le curseur normal, désactivez le bouton Pinceau ou appuyez sur la touche Echap.

5. LARGEURS DES COLONNES ET DES LIGNES

Les procédures de réglage sont similaires pour une colonne ou pour une ligne.
Prenons l'exemple de la colonne.

Procédure

Avec la souris (cliqué-glissé)

• Réglage de la largeur
Placez le pointeur sur la bordure droite de la case d'en-tête de la colonne à modifier. Quand il a la forme d'une double-flèche, cliquez-glissez jusqu'à obtenir la largeur désirée.
Concernant une ligne, le réglage par cliqué-glissé s'effectue sur la bordure inférieure de la case d'en-tête.

• Ajustement automatique
Pour que la largeur de la colonne s'ajuste au contenu : double-cliquez sur cette même bordure droite de la case d'en-tête.
Si vous supprimez ensuite les textes qui "dépassent", la colonne conservera la largeur acquise.

Avec le menu Format

Sélectionnez la colonne. Puis faites : menu Format > Colonne.

Largeur : précisez la largeur exacte souhaitée.
Ajustement automatique : la largeur de la colonne s'ajuste au contenu le plus long.
Masquer, Afficher : pour afficher à nouveau des colonnes masquées, sélectionnez d'abord la colonne précédente et la colonne suivante par cliqué-glissé.
Si nécessaire, en particulier si la 1ère colonne est masquée, sélectionnez préalablement toute la feuille, en cliquant sur la case d'intersection des deux lignes d'en-tête. Puis faites : menu Format > Colonne > Afficher.
Largeur Standard : c'est la largeur par défaut, qui est appliquée à toutes les colonnes dont les largeurs n'ont pas été modifiées.

Reproduction de la largeur d'une colonne ou d'une ligne

Le principe est le même pour une colonne ou pour une ligne.

Pour reproduire par exemple la largeur d'une colonne, procédez ainsi :

Sélectionnez la colonne, en cliquant sur sa case d'en-tête ;
Cliquez sur le bouton Pinceau (ou double-cliquez pour une application à des colonnes non adjacentes) ;
Cliquez-glissez sur les cases d'en-tête des colonnes auxquelles vous souhaitez appliquer la mise en forme.