Cours BARDON - Microsoft Office
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SOMMAIRE

EXCEL 07/ Chap 1 - GERER FEUILLES ET CLASSEURS

1. GESTION DES FEUILLES DE CALCUL

La gestion des feuilles passe par leurs onglets.
Pour nommer, sélectionner, insérer, supprimer, copier ou déplacer une ou plusieurs feuilles, on opère sur les onglets.
Pour afficher la liste des noms de toutes les feuilles du classeur, faites un clic droit sur l'un des boutons de défilement des onglets.
Cliquer sur un nom permet d'afficher la feuille correspondante.

Nommer une feuille

Double-cliquez sur l'onglet. Le nom de l'onglet s'affiche en surbrillance.
Ou bien faites un clic droit sur l'onglet > "Renommer".
Puis saisissez le nouveau nom de la feuille.

Couleur de l'onglet

Pour choisir la couleur d'un onglet : clic droit sur l'onglet > Couleur d'onglet. Choisissez la couleur.

Quand la feuille correspondante est sélectionnée, son nom est souligné de cette couleur.
Quand elle n'est pas sélectionnée, l'arrière-plan de l'onglet revêt cette couleur.

Sélectionner des feuilles

Pour sélectionner une ou plusieurs feuilles, on procède ainsi :

Une feuille : clic sur l'onglet. L'onglet de la feuille sélectionnée devient blanc.
Des feuilles adjacentes : clic sur l'onglet de la 1ère ; Maj (Shift) + clic sur l'onglet de la dernière.
Des feuilles non adjacentes : clic sur l'onglet de la 1ère ; Ctrl + clic sur chaque autre onglet de feuille.
Toutes les feuilles du classeur : clic droit sur un onglet > Sélectionner toutes les feuilles.

Pour annuler la sélection de feuilles : cliquez sur un onglet non sélectionné.
A défaut d'onglet visible non sélectionné, faites un clic droit sur l'onglet souhaité > Dissocier les feuilles. Tous les autres onglets seront désélectionnés.

Groupe de travail

Plusieurs feuilles sélectionnées constituent ce qui est appelé "un groupe de travail".
Dès que deux feuilles sont sélectionnées, cette appellation est indiquée dans la barre de titre, juste après le nom du classeur : [Groupe de travail].
Quand il y a constitution d'un groupe de travail, les saisies sur la feuille active peuvent être répercutées sur les autres feuilles du groupe.

Insérer des feuilles

Pour insérer une seule feuille, après les feuilles existantes : activez l'onglet "Insérer une feuille de calcul".
Sinon, sélectionnez autant d'onglets que de feuilles à insérer.

Puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe "Cellules", ouvrez le menu déroulant du bouton "Insérer" > "Insérer une feuille".
Ou bien : clic droit sur la sélection > Insérer. Dans la fenêtre "Insérer", cliquez sur "Insérer".

Les nouvelles feuilles s'insèrent à gauche de la sélection.

Supprimer une feuille

Clic droit sur l'onglet > Supprimer.
On peut sélectionner plusieurs feuilles, puis les supprimer d'un bloc.

On ne peut pas récupérer les feuilles supprimées en activant le bouton "Annuler Frappe" , situé sur la barre d'outils Accès rapide.

Déplacer ou Copier une feuille

Avec la souris

Déplacer : sélectionnez l'onglet à déplacer, puis cliquez-glissez dessus jusqu'à l'emplacement souhaité. Le curseur prend la forme d'une feuille.
Copier : cliquez sur l'onglet de la feuille. Puis Ctrl + cliquez-glissez jusqu'à l'emplacement souhaité. Le curseur prend la forme d'une feuille avec le signe +.
La nouvelle feuille prend le nom de la feuille d'origine, suivie du n° d'exemplaire placé entre parenthèses : par exemple Feuil5 (2), pour la 1ère copie de la feuille Feuil5.

On peut déplacer ou copier plusieurs feuilles à la fois en sélectionnant les onglets correspondants avant de cliquer-glisser.

Avec la fenêtre "Déplacer ou copier"

Sélectionnez les feuilles à déplacer ou à copier.
Pour afficher la fenêtre "Déplacer ou copier" : faites un clic droit sur un onglet sélectionné > Déplacer ou copier. Renseignez la fenêtre, puis validez.

2. AFFICHAGE D'UNE FEUILLE DE CALCUL

Zoom

Par défaut, le zoom est à 100%. Une valeur supérieure agrandit l'affichage. Une valeur inférieure permet d'avoir une meilleure vision d'ensemble sur une zone étendue.
Par défaut, le zoom s'applique à toute la feuille.
Pour modifier le zoom, on peut utiliser la zone zoom de la barre d'état, ou bien la fenêtre "Zoom". Pour afficher cette fenêtre, cliquez sur le bouton "Zoom", sous l'onglet Affichage, ou bien sur le pourcentage de zoom dans la barre d'état.
Si vous souhaitez "zoomer" sur une plage de cellules, sélectionnez-la d'abord. Puis, sous l'onglet Affichage, dans le groupe Zoom, cliquez sur le bouton "Zoom sur la sélection", ou bien choisissez l'option "Ajusté à la sélection" dans la fenêtre "Zoom".
Pour revenir à un affichage normal, c'est-à dire à un zoom de 100%, cliquez par exemple sur le bouton "100%" du groupe Zoom.

Plein écran

Sous l'onglet Affichage, dans le groupe "Affichages classeur", activez le bouton "Plein écran".
Le ruban, ainsi que la barre de formule et la barre d'état, sont masqués. Cela permet l'affichage d'une plus grande partie de la feuille de calcul.
Pour désactiver ce mode d'affichage, appuyez sur la touche Echap (Esc).

Conserver l'affichage des intitulés des lignes et des colonnes

Quand la zone active de la feuille de calcul est très large, il n'est plus possible de voir ses colonnes de titres quand on affiche des colonnes trop à droite.
De même, quand la zone active de la feuille s'étale sur une grande hauteur, on ne peut plus voir ses lignes de titres quand on affiche les lignes du bas.
Les lignes et colonnes de titres sont appelées des "volets".

Pour conserver l'affichage des volets :

Sélectionnez la cellule à gauche de laquelle les colonnes resteront affichées, et au-dessus de laquelle les lignes resteront affichées ;
Sous l'onglet Affichage, dans le groupe Fenêtre, activez le bouton "Figer les volets". Deux traits noirs continus apparaissent, pour indiquer la présence des volets.

Pour supprimer les volets : cliquez sur le bouton "Figer les volets" > Libérer les volets.

3. TRAVAILLER SUR PLUSIEURS CLASSEURS

Ouvrir plusieurs classeurs

Si on veut travailler sur plusieurs classeurs, il faut commencer par tous les ouvrir.
Affichez la fenêtre "Ouvrir" : bouton Office > Ouvrir. Si les fichiers sont dans le même dossier, faites Ctrl + clic sur chaque nom de classeur à ouvrir. Puis ouvrez les classeurs en activant le bouton "Ouvrir" de la fenêtre. C'est plus rapide que de les ouvrir un à un.
Un classeur affiche une feuille sur l'écran, les autres ont leur nom affiché dans la barre des tâches.

Basculer d'un classeur à l'autre

Une fois les classeurs ouverts, vous pouvez afficher la feuille d'un classeur en cliquant sur le nom de ce classeur dans la barre des tâches..
Ou bien : sous l'onglet Affichage, dans le groupe Fenêtre, activez le bouton "Changement de fenêtre", puis affichez le classeur souhaité.

Afficher le même classeur dans plusieurs fenêtres

Ouvrez le classeur. Sous l'onglet Affichage, dans le groupe Fenêtre, activez le bouton "Nouvelle fenêtre". Le nom de la 2^ème fenêtre est celui du classeur suivi de ":2".
Toute modification dans une fenêtre est effectuée sur le classeur.

Disposer les fenêtres des classeurs ouverts

Affichez la fenêtre "Réorganiser" : dans le groupe Fenêtre (onglet Affichage), cliquez sur le bouton "Réorganiser tout".
La fenêtre propose plusieurs options : Mosaïque, Horizontal, Vertical ou Cascade. Tous les classeurs ouverts, qu'ils soient réduits à leur nom dans la barre des tâches, ou qu'une de leurs feuilles soit affichée, également les fenêtres d'un même classeur, seront disposés selon l'option choisie.
En cochant la case "Fenêtres du classeur actif", il ne sera affiché que les fenêtres du même classeur (voir paragraphe précédent "Afficher le même classeur dans plusieurs fenêtres").
Pour retrouver l'affichage initial, cliquez sur le bouton Agrandir

d'une fenêtre.

Comparaison de feuilles de deux classeurs côte à côte

Si deux classeurs ont une structure similaire, il est intéressant de les mettre côte à côte, et les faire défiler simultanément afin de comparer facilement leurs données.
Procédez ainsi :

Ouvrez les deux classeurs.
Activez le premier classeur.
Dans le groupe Fenêtre (onglet Affichage), activez le bouton "Afficher côte à côte".
Si d'autres classeurs sont ouverts, en plus des deux classeurs concernés, la fenêtre "Comparer en côte à côte" permet d'indiquer le classeur avec lequel on souhaite comparer les données.

Les deux classeurs apparaissent l'un en dessous de l'autre.
Dans le groupe Fenêtre, le bouton d'info-bulle "Défilement synchrone" est activé. Le déplacement dans l'un des deux classeurs induit le déplacement dans l'autre.
Si on a redimensionné la fenêtre d'un classeur (par cliqué-glissé sur sa bordure inférieure), le bouton "Rétablir la position de la fenêtre" (groupe Fenêtre), permet de diviser à nouveau l'écran en deux parties égales pour chacun des classeurs.

Pour revenir à l'affichage normal, désactivez le bouton "Afficher côte à côte".

4. PROTEGER FEUILLES ET CLASSEURS

Comme tout fichier, on peut protéger un classeur lors de son premier enregistrement, en utilisant la fenêtre "Enregistrer sous".
Dans cette fenêtre, activez le bouton "Outils" > Options générales.
Renseignez la fenêtre "Options générales". Vous pouvez définir un mot de passe pour la lecture, ainsi qu'un mot de passe pour sa modification.
Un classeur en "lecture seule" est modifiable, mais les modifications ne pourront pas être enregistrées. Il est en revanche proposé d'enregistrer une copie du fichier, contenant les modifications apportées.

Il existe divers autres moyens pour protéger classeurs et feuilles de calcul :

Protection d'un classeur

Marquer comme final

Un classeur marqué comme final, ne peut plus être modifié, sinon il faut désactiver le marquage.

Pour marquer le classeur en cours : activez le bouton Office > Préparer > Marquer comme final.
L'icône d'info-bulle "Marqué comme final" apparaît dans la barre d'état.
Pour désactiver le marquage : effectuez l'opération inverse pour désactiver l'option "Marquer comme final".

Masquer un classeur

Pour masquer le classeur en cours, activez le bouton "Masquer" du groupe "Fenêtre", sous l'onglet Affichage.
Pour l'afficher à nouveau, activez le bouton "Afficher", situé juste en dessous. Sélectionnez le nom du classeur, et validez.

"Protéger le classeur" en cours

Pour afficher la fenêtre "Protéger le classeur", activez le bouton "Protéger le classeur" du groupe "Modifications", sous l'onglet Révision.
Cocher la case "Structure" empêche de modifier la structure, par exemple d'ajouter ou de supprimer des feuilles, ainsi que d'afficher les feuilles masquées.
Cocher la case "Fenêtres" empêche le changement des tailles ou des positions des fenêtres.
On peut saisir un mot de passe pour protéger l'accès à cette fenêtre.
Suite à la protection de la feuille, le bouton "Protéger le classeur" devient le bouton "Oter la protection de la feuille".

Information Rights Management (IRM), c'est-à-dire Gestion des Droits relatifs à l'Information

Le service IRM de Microsoft Office permet de limiter l'autorisation concernant la lecture, la modification, la copie, l'impression du classeur en cours à certains utilisateurs, pour une période définie.
L'utilisation du service IRM requiert Microsoft .NET Passport.

Pour attribuer des droits d'accès, procédez ainsi :
Activez le bouton Office > Préparer > Limiter les autorisations > Ne pas distribuer.
Lors de la première utilisation du service IRM, un module supplémentaire doit être téléchargé, puis installé. Son installation est guidée par un Assistant.
Dans la fenêtre "Autorisation", cochez la case "Restreindre l'autorisation à ce classeur". Puis indiquez les droits d'accès souhaités.

Pour désactiver les droits d'accès attribués, activez le bouton Office > Préparer > Limiter les autorisations > Accès illimité.

Pour utiliser un autre compte d'utilisateur et créer ou ouvrir un fichier à accès restreint : bouton Office > Préparer > Limiter les autorisations > Restreindre l'autorisation en tant que…

Protection d'une feuille - Protection d'une sélection de cellules

Masquer une feuille

Pour masquer la feuille active : sous l'onglet Accueil, dans le groupe Cellules, cliquez sur le bouton "Format" > "Masquer & afficher" > "Masquer la feuille".
Pour l'afficher à nouveau, choisissez en dernière option > Afficher la feuille. Dans la fenêtre "Afficher", cliquez sur le nom de la feuille à afficher.

Masquer ou verrouiller une sélection de cellules

« Verrouiller » une cellule empêche sa modification. Une cellule verrouillée n'est accessible qu'en lecture seule.

La protection s'effectue en trois étapes :

Sélectionner 1es cellules à protéger (cf. chapitre 2 § 1 "Sélection des cellules").
Verrouiller et/ou masquer la sélection de cellules
- Masquer : après protection de la feuille (étape 3), les contenus des cellules masquées ne s'afficheront pas dans la barre de formule.
  Pour masquer les cellules, faites un clic droit sur la sélection > Format de cellule. Ouvrez la fenêtre "Format de cellule" à l'onglet "Protection", et cochez la case "Masquée". Validez.
  Cette fenêtre contient également la case à cocher "Verrouillée".
- Verrouiller : toutes les cellules sont verrouillées par défaut (cette option n'est effective que si la feuille est protégée, voir étape 3 ci-dessous).
  Pour verrouiller ou déverrouiller des cellules, on peut utiliser la fenêtre "Format de cellule", ou bien le menu déroulant du bouton "Format" du groupe "Cellules".
Protéger la feuille Pour rendre effective la protection des cellules (masquage ou verrouillage), il est nécessaire de protéger la feuille.
Par défaut, toutes les cellules de la feuille sont verrouillées. Ainsi, en protégeant la feuille (en effectuant cette étape 3, sans effectuer les étapes précédentes), on protège toutes les cellules de la feuille. Il est plus courant de protéger toute une feuille, plutôt que des plages de cellules.
Affichez la fenêtre "Protéger la feuille" : activez le bouton "Format" du groupe "Cellules" (onglet Accueil) > Protéger la feuille.
Pour protéger la feuille, la première case "Protéger la feuille et le contenu des cellules verrouillées" doit nécessairement être cochée. Validez.
Dans la mesure où toutes les cellules sont verrouillées par défaut, vous pouvez, à l'étape précédente, déverrouiller les cellules à protéger, puis choisir dans la fenêtre "Protéger la feuille" l'option "Sélectionner les cellules déverrouillées".

Pour supprimer la protection, activez le bouton "Format" > "Oter la protection de la feuille".

Attribution d'un mot de passe à une sélection de cellules

L'attribution d'un mot de passe à une sélection de cellules s'effectue en plusieurs étapes :

Otez la protection de la feuille, si elle est protégée.
Sélectionnez les cellules à protéger.
Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, activez le bouton "Permettre la modification des plages". Dans la fenêtre du même nom, cliquez sur "Nouvelle".
Dans la fenêtre "Nouvelle plage", saisissez un mot de passe.

De retour dans la fenêtre "Permettre la modification des plages", cliquez sur le bouton "Protection de la feuille".
Comme pour masquer ou pour dévérouiller, la protection de la feuille est nécessaire pour l'attribution d'un mot de passe à une sélection de cellules.