EXCEL 2007 - INTRODUCTION
FONDAMENTAUX OFFICE 2007
Pour étudier des méthodes et éléments essentiels, communs aux logiciels Microsoft Office 2007, donc applicables à Excel 2007,
voir sur notre site le document suivant :
Vous y verrez en particulier :
- Le rôle du bouton Office
- La constitution du ruban
- L'intérêt de la barre d'outils Accès rapide.
EXCEL
EXCEL est un tableur. Il est une application conçue pour créer et utiliser des tableaux, appelés ici "feuilles de calcul".
Dans WORD, on travaille sur un document.
Dans POWERPOINT, on travaille sur une présentation.
Dans EXCEL, on travaille sur un classeur. Par défaut, le classeur est enregistré dans un fichier portant l'extension ".xlsx".
Démarrez EXCEL 2007.
Le ruban contient les deux onglets spécifiques supplémentaires "Formules" et "Données".
Le titre du fichier par défaut est "Classeur1".
La fenêtre principale affiche une partie de la feuille de calcul active. Par défaut, le nom de la feuille, écrit sur le premier onglet, est "Feuil1".
1. L'ECRAN
L'écran comprend le ruban, juste en dessous une barre avec deux zones de saisie, puis la fenêtre principale qui est le classeur. Le classeur est amovible, par cliqué-glissé sur sa barre de titre.
En-dessous du classeur, on trouve la barre d'état, puis la barre des tâches.
Le classeur
Un classeur est constitué de feuilles, ayant chacune un onglet. Cliquer sur un onglet permet d'afficher la feuille correspondante.
L'onglet sur fond blanc désigne la feuille active.
Par défaut, le classeur comporte 3 feuilles, donc 3 onglets. On peut en rajouter, le nombre maximal étant 255 feuilles.
A gauche des onglets, des boutons fléchés de défilement 
permettent d'accéder à l'onglet souhaité, dès lors qu'ils sont nombreux et que certains sont masqués.
Pour afficher la liste de toutes les feuilles du classeur : clic droit sur l'un de ces boutons. Cliquer ensuite sur une feuille permet de l'afficher.
Suite aux onglets correspondant aux feuilles existantes, un onglet d'info-bulle "Insérer une feuille de calcul" 
permet d'insérer une nouvelle feuille.
A droite des onglets, une petite barre verticale 
permet, par cliqué-glissé, d'afficher plus ou moins d'onglets (le pointeur se transforme en double-flèche).
Dimension des fenêtres - Les deux fenêtres de l'écran
Pour dimensionner une fenêtre, il y a deux méthodes :
- On peut utiliser les boutons de dimension des fenêtres, situés en haut à droite :
Ce bouton permet de réduire la fenêtre à un titre dans la barre des tâches (barre située en bas de l'écran).
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre en taille réduite.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre en plein écran.
Bouton de suppression, la croix ferme la fenêtre.
- On peut dimensionner les fenêtres par cliqué-glissé sur leur bordure.
En effectuant un cliqué-glissé sur un angle (le pointeur se transforme alors en double-flèche oblique), on modifie à la fois la largeur et la hauteur de la fenêtre.
L'écran comprend deux fenêtres :
- La fenêtre du programme, constituée du ruban, du bouton Microsoft Office et des différentes barres (barre de titre, barre d'outils Accès rapide, barre des deux zones de saisie, barre d'état et barre des tâches.
- La fenêtre du classeur, constituée de sa barre de titre, de la feuille de calcul, des onglets et des outils de défilement.
Par défaut, elle a une taille plein écran.
Elles ont chacune deux boutons de dimension, ainsi qu'un bouton de suppression.
Par défaut, les boutons de dimension du classeur sont situés à côté du bouton d'aide, d'icône le point d'interrogation.
Afin de bien visualiser la fenêtre du classeur, appuyez sur le bouton du classeur , d'info-bulle "Restaurer la fenêtre".
Pour déplacer la fenêtre, cliquez-glissez sur sa barre de titre. Pour la redimensionner, vous pouvez cliquer-glisser sur ses bordures, également utiliser les boutons de dimension, situés dans sa barre de titre, à droite.
Affichage de feuilles appartenant à des classeurs différents
Quand on travaille sur des feuilles appartenant à plusieurs classeurs (donc à plusieurs fichiers), on ne peut toutes les afficher en plein écran.
On est obligé de réduire plus ou moins leur affichage.
La feuille de calcul
Colonnes et lignes
Une feuille de calcul comporte :
- 16 384 colonnes, dont les cases d'en-tête sont nommées de A à Z, puis de AA à AZ, puis de BA à BZ, de CA à CZ, et ainsi de suite jusqu'à XFD ;
- 1 048 576 lignes, dont les cases d'en-tête sont numérotées de 1 à 1 048 576.
Une feuille de calcul totalise donc plus de 17 milliards de cellules (16 384 *1 048 576). De quoi faire bien des calculs !
Chaque cellule est référencée par la lettre, ou les deux ou trois lettres, de sa colonne, suivie du numéro de sa ligne, sans espace entre les deux. Les lettres des colonnes et les chiffres des lignes sont indiqués dans les cases d'en-tête de la feuille. EXCEL ne reconnaissant pas la casse des lettres (majuscules ou minuscules), autant tout écrire en minuscules.
- Quand le pointeur est sur une case d'en-tête, il se transforme en flèche noire, désignant la colonne ou la ligne correspondante.
- Quand il est sur une cellule, il se transforme en croix blanche.
Cellule active - Plage de cellules - Zone active
Cellule active
La cellule active est la cellule dans laquelle va s'inscrire la saisie. Elle se distingue par un cadre plus marqué : 
La feuille ne peut en afficher qu'une.
A l'ouverture du classeur, la cellule active par défaut est A1.
Le nom de la cellule active apparaît dans la « Zone Nom », située à gauche de la barre de formule, juste au-dessus de la feuille de calcul.
Par défaut, le nom d'une cellule est sa référence Colonne Ligne. Par exemple : F5.
On verra qu'on peut aussi lui attribuer un nom. Par exemple : Total.
Quand plusieurs cellules sont sélectionnées, le fond de la cellule active reste blanc, tandis que les autres cellules sélectionnées changent de couleur.
Plage de cellules
Tout rectangle de cellules est appelé « plage de cellules », ou « plage ». Dans une plage, la cellule active par défaut est la cellule située en haut à gauche.
On désigne une plage par la référence de sa 1ère cellule en haut à gauche, suivie d'un double-point, puis de la référence de sa dernière cellule en bas à droite (exemple : B7:E12).
Zone active
La zone active est la plus petite plage de cellules, commençant par la cellule A1, et contenant toutes les données de la feuille.
Zone de cellules
Une zone de cellules est une plage de cellules, dont les cellules voisines sont soit des cases d'en-tête de colonnes ou de lignes, soit des cellules vides.
La zone active peut être constituée de plusieurs zones de cellules.
Les barres de défilement
En bordure de feuille de calcul, il y a deux barres de défilement, l'une verticale et l'autre horizontale. Elles permettent de se déplacer dans la feuille de calcul.
On utilise :
- Les curseurs de défilement vertical et horizontal, par cliqué-glissé.
- Les boutons fléchés d'extrémités, pour un déplacement progressif, colonne par colonne ou ligne par ligne, par clics successifs.
- Les barres de défilement hors ces boutons et le curseur (c'est-à-dire les portions non colorées) pour un déplacement maximal immédiat, par un seul clic.
Fractionnement de l'affichage de la feuille
Il peut être pratique de diviser en 2, ou en 4, l'affichage de la feuille afin de visualiser, éventuellement de modifier divers endroits de la feuille.
Pour cela, cliquez-glissez sur l'un des deux (ou sur les deux) curseurs de fractionnement, étroits rectangles situés juste au-dessus de la barre de défilement verticale, ou juste à droite de la barre horizontale (le pointeur se transforme en double flèche).
Chaque nouvelle zone d'affichage est dotée de sa propre barre de défilement.
Les zones d'affichage font partie de la même feuille de calcul. Toute modification sur l'une sera effectuée sur la feuille.
Zone de nom et barre de formule
Juste au-dessous de la barre de titre du classeur, s'étend une barre contenant deux zones : la zone de nom et la barre de formule.
Zone de nom
La « Zone Nom » contient le nom de la cellule active.
Barre de formule
La barre de formule est située à droite de la « Zone Nom ».
On peut écrire dans la cellule, ou bien écrire directement dans cette zone. Le résultat est le même.
Quand la saisie est longue, il est plus pratique d'écrire dans la barre de formule. La saisie ne risque pas de recouvrir d'autres données de la feuille. Cette barre est par ailleurs extensible en largeur et en hauteur :
- Pour modifier sa largeur : pointez sur le point
situé à droite de la Zone Nom ; quand le pointeur prend l'aspect d'une double-flèche horizontale, cliquez-glissez.
- Pour modifier sa hauteur : pointez sur la bordure inférieure, puis cliquez-glissez, ou bien cliquez sur la double-flèche située à son extrémité.
Pour ajuster la hauteur de la barre au contenu, pointez sur la bordure inférieure, puis double-cliquez.
Pour afficher de nouveau la barre sur une seule ligne, cliquez sur la double-flèche.
Un menu déroulant 
permet de choisir une fonction, dès lors que le signe égal = a été saisi dans la cellule active (le signe égal = tapé en début de saisie, signifie en effet que la cellule contiendra le résultat d'une fonction) et que la saisie n'a pas été validée.
Ce menu déroulant permet d'accéder rapidement aux fonctions les plus utilisées.
Le bouton fx affiche la fenêtre "Insérer une fonction", qui permet d'accéder à toutes les fonctions proposées par EXCEL 2007.
Les deux boutons suivants apparaissent dès qu'il y a saisie dans une cellule :
- Le bouton permet d'annuler la saisie en cours. L'équivalent par le clavier est la touche Echap (Esc).
- Le bouton
permet de valider la saisie. L'équivalent par le clavier est la touche Entrée. Cette validation est automatique après déplacement sur une autre cellule.
2. BARRE D'ETAT : CALCULS ET MODES D'AFFICHAGE
La barre d'état peut afficher en particulier (faire un clic droit sur la barre, puis, dans la liste "Personnaliser la barre d'état", cocher les options souhaitées) :
- Des calculs, après sélection d'une plage de cellules : moyenne des valeurs de la plage, nombre de cellules vides, nombre de cellules contenant des valeurs (et non du texte), la somme des valeurs de la plage, le minimum et le maximum des valeurs.
- Trois modes d'affichage : "Normal"
, "Mise en page" 
et "Aperçu des sauts de page" 
.
Afin que les trois boutons de ces modes d'affichage soient présents sur la barre d'état, l'option "Afficher les raccourcis" doit être cochée (clic droit sur la barre d'état > "Afficher les raccourcis").
3. PARAMETRAGE DU LOGICIEL
Certaines caractéristiques du logiciel sont paramétrables. Pour modifier les paramètres, et personnaliser ainsi le logiciel, affichez la fenêtre "Options EXCEL" : activez le bouton Office > Options EXCEL.
Le volet gauche de la fenêtre liste neuf catégories d'options : Standard, Formules... Le volet principal contient les options relatives à la catégorie sélectionnée. Le bouton 
indique la présence d'une info-bulle.
Exemples :
- Par défaut, un classeur contient 3 feuilles.
Pour modifier le nombre de feuilles attribué à chaque nouveau classeur, dans la fenêtre "Options EXCEL", choisissez la catégorie Standard ; puis, à la rubrique "Lors de la création de classeurs", dans la zone "Inclure ces feuilles", saisissez le nombre de feuilles souhaitées.
- Après validation de la saisie dans une cellule, en tapant Entrée, une cellule adjacente est sélectionnée automatiquement afin de permettre la saisie suivante.
On peut choisir quelle cellule sera sélectionnée : dans la fenêtre "Options EXCEL", sélectionnez la catégorie Options avancées ; puis, à la rubrique "Options d'édition", la case "Déplacer la sélection après validation" étant cochée, choisissez le sens souhaité : Bas, Droite, Haut ou Gauche.
Cours BARDON - Microsoft Office
Chapitre suivant