Cours BARDON - Microsoft Office
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SOMMAIRE

WORD 03/ Chap 9 - LONGS DOCUMENTS

Ce chapitre s'applique particulièrement aux longs documents.
Un long document comprend généralement des renvois, une ou plusieurs tables (table des matières, table des illustrations…), un en-tête et un pied de page, éventuellement un index.
L'en-tête et le pied de page ont été étudiés dans le chapitre 6 - MISE EN PAGE, § 3.

1. VISUALISATION ET STRUCTURE D'UN LONG DOCUMENT

Quand le document est court, on peut visualiser et modifier aisément sa structure en mode d'affichage " Page ", également utiliser le mode " Aperçu avant Impression ", qui permet de visualiser lisiblement deux ou trois pages.
Pour un document plus long, il est nécessaire d'utiliser d'autres modes d'affichage : Explorateur de documents, Miniatures ou mode Plan.

Explorateur de documents et Miniatures

Ces deux options d'affichage sont accessibles en ouvrant le menu Affichage. Il existe également dans la barre d'outils Standard le bouton d'info-bulle "Explorateur de documents".
Leur activation affiche un volet à gauche de l'écran. Par cliqué-glissé sur sa bordure droite, d'info-bulle "Redimensionner", on peut modifier sa taille. Si on double-clique sur cette bordure, le volet disparaît.

Explorateur de documents

Le volet "Explorateur de documents" contient la liste des paragraphes dotés d'un niveau hiérarchique (c'est-à-dire qui ne sont pas en corps de texte). Il s'agit généralement de la liste des titres et sous-titres, auxquels on a appliqué un style de Titre (Titre 1 à Titre 9) ; l'Explorateur affiche alors un "plan de titres".
Plus le numéro du niveau est grand, plus le niveau est faible, et plus il figure vers la droite du plan.
On peut cependant attribuer un niveau hiérarchique à un paragraphe de style quelconque : le curseur étant dans le paragraphe, clic droit > dans la fenêtre "Paragraphe", sélectionnez le niveau souhaité.

Le paragraphe dans lequel est placé le curseur, est surligné.
Quand un titre contient des sous-titres, il est précédé d'un signe + ou -. Cliquer sur + affiche ses sous-titres, cliquer sur - les masque. Un clic droit sur un signe quelconque permet de choisir à partir de quel niveau on souhaite l'affichage des titres.
Un clic sur un titre de l'Explorateur déplace le curseur devant ce titre dans le document.

Miniatures

Les pages du document sont affichés en miniatures.
La page dans laquelle est situé le curseur est encadrée. Un clic sur une miniature déplace le curseur au début de la page correspondante du document.

Mode Plan

Comme son nom l'indique, le "Mode Plan" sert à gérer le plan d'un document.
Contrairement à l'option "Explorateur de document ", où ne sont affichés que les textes ayant un niveau hiérarchique, on peut visualiser en mode Plan tout le document, c'est-à-dire que les paragraphes en corps de texte (donc sans niveau hiérarchique) sont également affichables.

Le mode Plan n'est pas seulement un mode d'affichage, contrairement à l'Explorateur. Dans ce mode, on peut facilement déplacer titres et paragraphes attenants, les monter ou les baisser de niveau, rajouter si nécessaire des paragraphes.

Affichage en mode Plan et barre d'outils "mode plan"

Pour afficher le document en Mode Plan, cliquez sur l'icône qui représente un plan, bouton situé en bas à gauche de l'écran, d'info-bulle "Mode Plan".
Un paragraphe titre est précédé d'un trait blanc s'il ne contient pas de paragraphe attenant de niveau inférieur.
Sinon, les paragraphes titres sont précédés d'une croix blanche. Un seul clic sur cette croix permet de sélectionner à la fois le paragraphe correspondant et tous les paragraphes de niveau inférieur.
Les paragraphes qui n'ont pas de niveau, sont "en corps de texte" ; ils ont leur première ligne précédée d'un petit carré blanc. Un seul clic sur ce carré permet de sélectionner le paragraphe.

Gestion de la structure du document

On se servira de la barre d'outils "Mode Plan", qui s'affiche en dessous des trois barres habituelles.

• Pour voir le niveau hiérarchique du texte où est placé le curseur, ainsi que pour modifier ce niveau : 1er menu déroulant et les flèches vertes
Dans cette zone, s'affiche automatiquement le niveau du paragraphe sur lequel est positionné le curseur. Pour modifier ce niveau, utilisez les flèches vertes situées à gauche et à droite de la zone :

Pour hausser jusqu'au niveau 1 :
Pour hausser d'un seul niveau :
Pour abaisser d'un seul niveau :
Pour abaisser jusqu'au corps de texte :

• Pour afficher jusqu'à un niveau hiérarchique précis, ou tout le texte : 2ème menu déroulant
Le choix d'un niveau permet d'afficher les paragraphes de ce niveau, ainsi que ceux des niveaux supérieurs.
Choisir "afficher tous les niveaux" permet d'afficher tout le texte (niveaux et corps de texte).

• Pour développer ou réduire : double clic, ou boutons bleus + et -

Double-cliquer sur un signe permet de développer ou de réduire entièrement un paragraphe ;
Si on souhaite un développement ou une réduction, niveau par niveau, il convient d'utiliser les boutons bleus + et -.
- Pour développer ou réduire un seul paragraphe, il suffit de placer le curseur dedans et de cliquer sur le bouton + ou sur le bouton - ;
- Pour développer ou réduire plusieurs paragraphes à la fois, il convient de les sélectionner, avant d'utiliser l'un ou l'autre bouton.
  Si on souhaite développer ou réduire le texte entier, on le sélectionne (Ctrl+A), avant d'utiliser l'un des boutons.

• Pour déplacer un titre : par cliqué-glissé, ou flèches bleues verticales.

• Pour afficher la première ligne de chaque paragraphe : Bouton =
Son activation entraîne l'affichage restreint aux premières lignes des paragraphes.

• Pour afficher la mise en forme : Bouton A/A
Son activation entraîne la présentation du document avec mise en forme. Il n'est généralement pas activé, car une mise en forme homogène permet de mieux percevoir la structure du plan.

2. RENVOIS : SIGNETS, LIENS HYPERTEXTES ET NOTES

Communément, un signet désigne un marque-page.
En informatique, un signet est une marque sur un élément (par exemple un mot, une expression, un titre) auquel fait référence un renvoi. Il s'agit donc de créer le signet, puis le renvoi.

Signets

Pose d'un signet

Sélectionnez l'élément ou cliquez à l'emplacement où doit être posé le signet. Affichez la fenêtre "Signet" : dans le menu Insertion, cliquez sur "Signet". Dans la fenêtre "Signet", saisissez un nom explicite, sans espace, commençant par une lettre, le trait de soulignement et les chiffres sont autorisés (dès qu'un caractère est refusé, le bouton "Ajouter" devient grisé) ; puis cliquez sur "Ajouter".
Par défaut, les signets sont masqués. Pour rendre visibles les signets posés, il convient d'activer l'option WORD correspondante : ouvrez le menu Outils > Options > Affichage ; dans la rubrique "Afficher", cochez la case "Signets".
Les signets s'affichent, entourés de crochets s'il y a eu sélection de texte. Si on a juste cliqué sur un emplacement, il y a une barre verticale.

Atteindre ou supprimer un signet

La fenêtre "Signet" permet également, après sélection du nom du signet :

d'atteindre le texte ou l'emplacement choisi : l'élément sélectionné est mis en surbrillance ; si le signet n'indique qu'un emplacement, le curseur s'y place.
ou de le supprimer.

Création d'un renvoi

Placez le curseur où vous souhaitez créer le renvoi. Affichez la fenêtre "Renvoi" : ouvrez le menu "Insertion" > Référence > Renvoi.

Choix de l'élément de référence
Commencez par choisir la catégorie de l'élément sur lequel porte le renvoi. Des signets ont été automatiquement posés sur les paragraphes de styles Titre ainsi que sur les éléments numérotés. Ce type d'éléments peut donc être sélectionné. Dans la zone centrale, cliquez sur un élément de la catégorie choisie.
Un lien hypertexte peut être joint au renvoi.
En gardant la fenêtre "Renvoi" ouverte, on peut insérer divers éléments relatifs à l'élément de référence, écrire également (par exemple "page" avant d'insérer le numéro de page). On peut insérer l'élément lui-même suivi de son numéro de page et de la mention "ci-dessus" ou "ci-dessous").
A chaque fois, on choisit l'élément à insérer, puis on clique sur "Insérer", il s'affiche après le curseur.

Les renvois sont des champs. Pour afficher ou masquer les codes de renvoi aux signets, qui sont de la forme {REF (nom du signet)}, appuyez sur les touches Alt + F9.

Mise à jour des renvois

Pour mettre à jour les renvois, sélectionnez tout le document (Ctrl + A), puis appuyez sur la touche F9.

Liens hypertextes

Dans la partie ci-dessus consacrée aux signets, on a vu qu'un lien hypertexte peut être ajouté à un renvoi vers un signet. Le lien hypertexte créé permet d'atteindre un emplacement précis du même document.

Un lien hypertexte dirige souvent vers l'extérieur du document actif, par exemple vers un autre document ou vers une adresse de messagerie.
Par défaut, WORD crée automatiquement un lien hypertexte dès qu'une adresse Internet (de forme www.*) ou une adresse réseau (de forme *@*.*) est saisie.
Pour désactiver cette option : ouvrez le menu Outils > Options de correction automatique > Vérification > Options de correction automatique ; dans la fenêtre "Correction automatique", sous l'onglet "Lors de la frappe", désactivez l'option Remplacer "Adresses Internet et réseau par des liens hypertexte".

Pour insérer dans le document un lien : positionnez le curseur où doit se situer le lien, puis clic droit > Lien hypertexte. La fenêtre "Insérer un lien hypertexte" s'affiche.
Sélectionnez à gauche l'élément vers lequel vous souhaitez lier votre document, puis indiquez les précisions nécessaires dans la zone centrale. Saisissez éventuellement un texte à afficher, ainsi qu'une info-bulle.
Si le lien est dirigé vers un tableau Excel, on peut ajouter à l'adresse le caractère dièse suivi de la référence de la plage du tableau (par exemple *#Feuil3!C5:E7). A l'activation du lien, la plage apparaîtra, sélectionnée.

Le lien s'affiche dans une couleur différente. Pour l'ouvrir : Ctrl + clic (si vous préférez : clic droit > Ouvrir le lien hypertexte).
Pour modifier, sélectionner, copier, supprimer le lien : clic droit dessus, choisissez l'option souhaitée.

Notes de bas de page et de fin de document

Principe : un appel de note est placé dans le texte ; il renvoie à une note en bas de page ou en fin de document.
Le même caractère, généralement un astérisque ou un chiffre, est placé en tant qu'appel de note et juste avant la note.

Création

Positionnez le curseur où doit être placé l'appel de note. Affichez la fenêtre "Note de bas de page et de fin de document" :
menu Insertion > Référence > Note de bas de page. Indiquez les options souhaitées.
Selon le choix effectué, le curseur se place en bas de page ou en fin de document. Saisissez la note, comme tout texte WORD.
Pour continuer ensuite le texte suivant l'appel de note, replacez le curseur, ou bien tapez Maj + F5.
Quand on pointe sur un appel de note, une info-bulle affiche la note (sinon, vérifiez que l'option d'affichage des info-bulles est activée : menu Outils > Affichage ; cochez la case "Info-bulles ").
L'appel de note par défaut est un chiffre, qui est automatiquement incrémenté.
Double-cliquer sur une marque (caractère d'appel de note ou caractère juste avant la note) permet de placer le curseur juste avant l'autre marque.

Suppression

Pour supprimer une note, supprimez son appel de note.

3. TABLE DES MATIERES ET TABLE DES ILLUSTRATIONS

Un long document nécessite généralement une table des matières, éventuellement une table des illustrations.

Table des matières

Une table des matières permet communément de visualiser les titres, également d'atteindre une partie du document.
Elle fait référence aux paragraphes dont le style a un niveau hiérarchique.

Pour pouvoir faire partie de la table, un paragraphe doit avoir un style avec niveau hiérarchique

Pour qu'un paragraphe puisse figurer dans une table des matières, son style doit avoir un niveau hiérarchique, c'est-à-dire ne pas être "Corps de texte".
Pour attribuer un niveau hiérarchique à un style de paragraphe : placez le curseur dans le paragraphe, clic droit > Paragraphe ; dans la fenêtre "Paragraphe" sélectionnez le niveau souhaité.
Appliquer un style de Titre (Titre 1 à Titre 9) à un paragraphe suffit à lui donner le niveau hiérarchique correspondant, ce qui est la méthode habituellement utilisée : le style "Titre 1" a par défaut le niveau 1, "Titre 2" le niveau 2, etc. Ces niveaux peuvent être modifiés.
Le style "Titre" n'a par défaut pas de niveau. Afin qu'il puisse apparaître dans la table, il convient donc de lui en attribuer un.

Création de la table

Placez le curseur où doit commencer la table, puis affichez la fenêtre "Tables et index" : menu Insertion > Référence > Tables et index.
Choisissez l'onglet "Table des matières" et indiquez les options souhaitées.

Formats : testez divers formats et visualisez les résultats dans la zone "Aperçu avant impression".
Afficher les niveaux : décidez jusqu'à quel niveau vous souhaitez que les titres apparaissent dans la table.
Options : des niveaux hiérarchiques peuvent être attribués aux styles disponibles dans le document, afin que les textes correspondants puissent ou non paraître dans la table.

Utilisation de la table

Pour atteindre une page du document : Ctrl + clic sur le numéro de page.
Un doigt pointé apparaît avant de cliquer. Après avoir cliqué, la page s'affiche avec le curseur positionné devant le paragraphe.

Mise à jour de la table

Si des modifications sont apportées dans le document, elles peuvent être répercutées dans la table, qui constitue un champ (c'est-à-dire un espace réservé à une catégorie de données).
Comme tout champ, pour afficher ou masquer son code, tapez Alt + F9. Le champ d'une table des matières est symbolisé par {TOC}, "TOC" signifiant "Table Of Contents", c'est-à-dire "table des matières".
Pour mettre à jour la table :

Clic droit sur la table > Mettre à jour les champs ;
ou bien placez le curseur dans la table, puis appuyez sur la touche F9 ;

Puis cliquez sur "Mettre à jour toute la table".

Création d'une table des matières concernant une partie du document

Procédez en deux temps :

Sélectionnez d'abord la partie du document sur laquelle portera la table des matières, puis insérez un signet (menu Insertion > Signet). Donnez-lui par exemple le nom "TMpartielle".
Placez le curseur où vous souhaitez que débute la table des matières partielle, puis insérez la table des matières globale comme on vient de le voir. Affichez le code du champ "table des matières" en tapant les deux touches Alt + F9. Remplacez ce qui suit le deuxième antislash par "b (nom du signet)". Dans l'exemple, il sera saisi : {TOC \0 "1-3" \b TMpartielle}.
Mettez à jour la table : clic droit > Mettre à jour les champs > Mettre à jour toute la table).

Affichez la table en tapant à nouveau Alt + F9.

Table des illustrations

Les illustrations peuvent être par exemple des graphiques, des tableaux ou des dessins. On peut créer une table par type d'objets.
Une table des illustrations fait référence à des objets dotés d'une légende.

Légender les illustrations

De la même façon qu'il est nécessaire d'avoir des niveaux hiérarchiques de styles pour créer une table des matières, des légendes doivent être attribuées aux illustrations devant faire partie de la table. Si on supprime ensuite l'illustration sans supprimer la légende, celle-ci restera dans la table.
Sélectionnez l'objet, puis affichez la fenêtre "Légende" : clic droit sur l'objet > Légende, ou si vous préférez : menu Insertion > Référence > Légende.
L'option "Nouvelle étiquette" permet de saisir une autre étiquette que celles proposées. De même, l'option " Numérotation " permet de choisir un autre format de numérotation.
Vous pouvez mettre en forme une légende comme tout texte WORD : alignement, gras, italique, souligné, police, couleur, etc.

Création de la table

Placez le curseur où doit commencer la table, puis affichez la fenêtre "Tables et index" : menu Insertion > Référence > Tables et index. Ouvrez l'onglet "Tables des illustrations".
Indiquez les options souhaitées, notamment le type de Légende, qui correspond à l'étiquette.
On peut créer autant de tables que d'étiquettes utilisées dans le document : une table d'images, une autre de tableaux, une autre de graphiques, etc.
La mise à jour et l'utilisation des tables sont effectuées comme pour une table des matières.

4. INDEX

Exemple :

Un index se présente comme une liste alphabétique d'expressions et de sous-expressions, accompagnées d'un ou de plusieurs numéros de page.

Principe

La mise en place d'un index s'effectue en deux étapes :

Marquage des expressions :
- Soit individuellement : on parcourt le document, on les sélectionne, puis on les marque une à une ;
- Soit on utilise un fichier d'indexation contenant la liste des expressions à indexer, et on les marque en une fois. On pourra compléter ensuite avec des marquages individuels.
Une fois marquée, une expression devient "entrée d'index".
Création de l'index.

Parcours du document et marquage des entrées d'index

Sélectionnez la première expression à indexer. Puis affichez la fenêtre "Marquer les entrées d'index", en tapant les trois touches Alt + Maj + X (ou bien, moins rapidement : menu Insertion > Référence > Tables et index ; dans la fenêtre "Tables et index", sous l'onglet Index, activez le bouton "Marquer entrée"). La zone "Entrée" contient l'expression qui a été sélectionnée.
Laissez cette fenêtre ouverte, le temps de marquer les autres entrées d'index.
Principe de marquage des entrée : sélectionnez l'expression, cliquez dans la zone "Entrée" (la nouvelle expression sélectionnée remplace alors la précédente), cliquez sur "Marquer" ou sur "Marquer tout".
Après activation du bouton "Afficher/Masquer" , les entrées d'index sont affichées dans le texte ; elles ne seront pas imprimées.
L'index est un champ codé {XE}. Si l'entrée est par exemple étoile, ce mot pourra être marqué : {.XE." étoile ".} ou {.XE. " Etoiles ".}. Elles peuvent être supprimées comme tout texte WORD.

Précisions sur la fenêtre "Marquer les entrées d'index"

Commencez toujours par sélectionner l'expression à indexer.

"Entrée" : Le texte affiché dans cette zone sera celui qui apparaitra dans l'index. Par défaut, la zone contient l'expression sélectionnée. Vous pouvez la modifier (par exemple, la mettre au singulier ou en majuscules, ou choisir une toute autre expression).
"Sous-entrée" : Une entrée peut avoir des sous-entrées (dans l'exemple, Cheval a deux sous-entrées "Course" et "Trait"). L'entrée doit être écrite dans la zone Entrée, et la sous-entrée, correspondant à l'expression sélectionnée, doit être saisie dans la zone Sous-entrée.
Autre méthode plus rapide : laissez la sous-entrée dans la zone Entrée et faites-la précéder de l'entrée suivie de deux points (dans l'exemple, après avoir sélectionné "course", écrivez en Entrée : "Cheval:Course"). Comme pour l'entrée, le texte saisi en sous-entrée sera celui qui apparaitra dans l'index.
Toujours dans la fenêtre, en cliquant du bouton droit sur un texte saisi en zone d'entrée ou en zone de sous-entrée, il est proposé la commande "Police". La modification de la police concernera uniquement le texte de l'index.
Les boutons "Marquer" et "Marquer tout" : le second permet de marquer toutes les occurrences du document.
L'option "Page en cours" est cochée par défaut.
L'option "Renvoi" permet de faire un renvoi vers une entrée d'index : cochez la case "Renvoi", puis saisissez le nom de l'entrée après "Voir" (dans l'exemple, on peut supposer que le mot "étalon" sera indexé avec un renvoi sur "Cheval").
L'option "Etendue de page" permet que l'index puisse afficher toutes les pages d'une expression entrée d'index. Avant de créer l'entrée d'index, posez un signet sur l'expression (sélectionnez-la, puis affichez la fenêtre "Signet" : menu Insertion > Signet ; saisissez un nom, puis "Ajouter"). Cochez l'option "Etendue de page", et sélectionnez le nom du signet dans la liste déroulante.

Marquage des expressions contenues dans un fichier d'indexation

Le fichier d'indexation se présente sous la forme d'une liste simple, saisie sous WORD, des expressions à indexer.
Si les expressions de l'index doivent différer de celles de la liste, le document devra se présenter sous forme d'un tableau à deux colonnes, la première constituée des expressions du texte, la seconde des expressions associées qui devront apparaître dans l'index.
Fermez le fichier d'indexation. Affichez la fenêtre "Tables et index" sous l'onglet Index (menu Insertion > Référence > Tables et index). Cliquez sur "Marquage auto" et sélectionnez le fichier d'indexation, double-cliquez dessus. Toutes les expressions sont alors marquées.
Il reste à créer l'index.

Création de l'index et mise à jour

Création

Placez le curseur où doit commencer l'index.
Affichez la fenêtre "Tables et index", sous l'onglet Index : menu Insertion > Référence > Tables et index.
Indiquez les options souhaitées.

Mise à jour

L'index étant un champ (emplacement réservé à une catégorie de données), sa mise à jour peut être ainsi effectuée : clic droit sur l'index > "Mettre à jour les champs".