Cours BARDON - Microsoft Office
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SOMMAIRE

Excel 03/ Chap 1 - GERER FEUILLES ET CLASSEURS

1. GESTION DES FEUILLES DE CALCUL

La gestion des feuilles passe par leurs onglets.
Pour nommer, sélectionner, insérer, supprimer, copier ou déplacer une ou plusieurs feuilles, on opère sur les onglets. Pour afficher la liste des noms de toutes les feuilles du classeur, faites un clic droit sur l'un des boutons de défilement des onglets. Cliquer sur un nom permet d'afficher la feuille.

Nommer une feuille

Double-cliquez sur l'onglet. Le nom de l'onglet s'affiche en surbrillance. Saisissez le nouveau nom de la feuille.

Couleur de l'onglet

Pour choisir la couleur d'un onglet : clic droit sur l'onglet > Couleur d'onglet. Choisissez la couleur.

Quand la feuille correspondante est sélectionnée, son nom est souligné de cette couleur.
Quand elle n'est pas sélectionnée, l'arrière-plan de l'onglet revêt cette couleur.

Sélectionner des feuilles

Pour sélectionner une ou plusieurs feuilles, on procède ainsi :

Une feuille : clic sur l'onglet. L'onglet de la feuille sélectionnée devient blanc ;
Des feuilles adjacentes : clic sur l'onglet de la 1ère ; Maj + clic sur l'onglet de la dernière ;
Des feuilles non adjacentes : clic sur l'onglet de la 1ère ; Ctrl + clic sur chaque autre onglet de feuille ;
Toutes les feuilles du classeur : clic droit sur un onglet > Sélectionner toutes les feuilles.

Pour annuler la sélection de feuilles : cliquez sur un onglet non sélectionné.
A défaut d'onglet visible non sélectionné, faites un clic droit sur l'onglet souhaité > Dissocier les feuilles. Tous les autres onglets seront désélectionnés.

Groupe de travail

Plusieurs feuilles sélectionnées constituent ce qui est appelé "un groupe de travail".
Dès que deux feuilles sont sélectionnées, cette appellation est indiquée dans la barre de titre, juste après le nom du classeur : [Groupe de travail].
Quand il y a constitution d'un groupe de travail, les saisies sur la feuille active peuvent être répercutées sur les autres feuilles du groupe.

Insérer des feuilles

Sélectionnez autant d'onglets que de feuilles à insérer. Puis faites : menu Insertion > Feuille.
Les nouvelles feuilles s'insèrent à gauche de la sélection.

Supprimer une feuille

Clic droit sur l'onglet > Supprimer.
On ne peut pas récupérer les feuilles supprimées par le bouton Annuler Frappe, situé sur la barre d'outils Standard.
On peut sélectionner plusieurs feuilles, puis les supprimer d'un bloc.

Déplacer ou Copier une feuille

Avec la souris

Déplacer : sélectionnez l'onglet à déplacer, puis cliquez-glissez dessus jusqu'à l'emplacement souhaité. Le curseur prend la forme d'une feuille.
Copier : cliquez sur l'onglet de la feuille. Puis Ctrl + cliquez-glissez jusqu'à l'emplacement souhaité. Le curseur prend la forme d'une feuille avec le signe +.
La nouvelle feuille prend le nom de la feuille d'origine, suivie du n° d'exemplaire placé entre parenthèses : par exemple Feuil5 (2), pour la 1ère copie de la feuille Feuil5.

On peut déplacer ou copier plusieurs feuilles à la fois en sélectionnant les onglets correspondants avant de cliquer-glisser.

Avec la fenêtre "Déplacer ou copier"

Sélectionnez les feuilles à déplacer ou à copier.
Pour afficher la fenêtre "Déplacer ou copier" : faites un clic droit sur un onglet sélectionné > Déplacer ou copier. Renseignez la fenêtre, puis validez.

2. AFFICHAGE D'UNE FEUILLE DE CALCUL

Zoom

Par défaut, le zoom est à 100%, ce qui correspond à un affichage "normal".
Une valeur supérieure agrandit l'affichage. Une valeur inférieure permet d'avoir une meilleure vision d'ensemble sur une zone étendue.

Par défaut, le zoom s'applique à toute la feuille.
Si vous souhaitez "zoomer" sur une plage de cellules, sélectionnez-la d'abord. Puis :

Affichez la fenêtre "Zoom" : menu Affichage > Zoom. Cliquez sur "Ajusté à la sélection" ;
Ou bien : sur la barre d'outils Standard, dans le menu déroulant de la zone Zoom, activez "Sélection".

Pour revenir à un affichage normal, cliquez sur le bouton "100%" du même groupe.

Plein écran

Pour avoir un affichage "Plein écran", faites : menu Affichage > Plein écran.
Avec cet affichage, il ne reste que la barre des menus et la barre des tâches.

Conserver l'affichage des intitulés des lignes et des colonnes

Quand la zone active de la feuille de calcul est très large, il n'est plus possible de voir ses colonnes de titres quand on affiche des colonnes trop à droite.
De même, quand la zone active de la feuille s'étale sur une grande hauteur, on ne peut plus voir ses lignes de titres quand on affiche les lignes du bas.
Les lignes et colonnes de titres sont appelées des "volets".

Pour conserver l'affichage de ces "volets" :

Sélectionnez la cellule à gauche de laquelle les colonnes resteront affichées, et au-dessus de laquelle les lignes resteront affichées ;
Menu Fenêtre > Figer les volets.
Deux traits noirs continus apparaissent, pour indiquer la présence des volets.

Pour supprimer les volets : menu Fenêtre > Libérer les volets.

3. TRAVAILLER SUR PLUSIEURS CLASSEURS

Ouvrir plusieurs classeurs

Si on veut travailler sur plusieurs classeurs, il faut commencer par les ouvrir tous.
Affichez la fenêtre "Ouvrir" : activez le bouton "Ouvrir" de la barre d'outils Standard.
Si les fichiers sont dans le même dossier, faites Ctrl + clic sur chaque nom de classeur à ouvrir. Puis ouvrez les classeurs en activant le bouton "Ouvrir" de la fenêtre. C'est plus rapide que de les ouvrir un à un.
Après ouverture, un fichier affiche une feuille sur l'écran, tandis que les autres ont leur nom affiché sur la barre des tâches.

Basculer d'un classeur à l'autre

Une fois les classeurs ouverts, vous pouvez en afficher une feuille, par simple clic, dans la barre des tâches.
Ou bien : activez le menu Fenêtre, puis affichez le classeur souhaité.

Afficher le même classeur dans plusieurs fenêtres

Ouvrez le classeur. Faites : menu Fenêtre > Nouvelle fenêtre. Le nom de la 2ème fenêtre est celui du classeur suivi de :2 .
Toute modification dans une fenêtre est effectuée sur le classeur.

Disposer les fenêtres des classeurs ouverts

Affichez la fenêtre "Réorganiser" : menu Fenêtre > Réorganiser.
La fenêtre propose plusieurs options : Mosaïque, Horizontal, Vertical ou Cascade.
Tous les classeurs ouverts, qu'ils soient réduits à leur nom dans la barre des tâches, ou qu'une de leurs feuilles soit affichée, également les fenêtres d'un même classeur, seront disposés selon l'option choisie.
En cochant la case "Fenêtres du classeur actif", il ne sera affiché que les fenêtres du même classeur (voir paragraphe précédent "Afficher le même classeur dans plusieurs fenêtres").
Pour retrouver l'affichage initial : cliquez sur le bouton Agrandir

d'une fenêtre.

Comparaison de feuilles de deux classeurs côte à côte

Si deux classeurs ont une structure similaire, il est intéressant de les mettre côte à côte, et les faire défiler simultanément afin de comparer facilement leurs données :

Ouvrez les deux classeurs ;
Activez le premier classeur ;
Menu Fenêtre > "Comparer en côte à côte avec" ;

Les deux classeurs apparaissent l'un en dessous de l'autre.
Une petite barre d'outils spécifiques s'affiche. Son premier bouton d'info-bulle "Défilement synchrone" est activé. Le déplacement dans l'un des deux classeurs induit le déplacement dans l'autre.

4. PROTEGER FEUILLES ET CLASSEURS

Comme tout fichier, on peut protéger un classeur lors de son premier enregistrement, en utilisant la fenêtre "Enregistrer sous".
Dans cette fenêtre, activez le bouton "Outils" > Options générales.
Renseignez la fenêtre "Options générales". Vous pouvez définir un mot de passe pour la lecture, ainsi qu'un mot de passe pour sa modification.
Un classeur en "lecture seule" est modifiable, mais les modifications ne pourront pas être enregistrées. Il est en revanche proposé d'enregistrer une copie du fichier, contenant les modifications apportées.

Il existe divers autres moyens pour protéger classeurs et feuilles de calcul :

Protection d'un classeur

Masquer un classeur

Pour masquer le classeur en cours : activez le bouton "Masquer" du menu "Fenêtre".
Pour l'afficher à nouveau : activez le bouton "Afficher" du même menu. Sélectionnez le nom du classeur, puis validez.

"Protéger le classeur" en cours

Pour afficher la fenêtre "Protéger le classeur", faites : menu Outils > Protection > Protéger le classeur.

Cocher la case "Structure" empêche de modifier la structure, par exemple d'ajouter ou de supprimer des feuilles, ainsi que d'afficher les feuilles masquées.
Cocher la case "Fenêtres" empêche le changement des tailles ou des positions des fenêtres.

On peut saisir un mot de passe pour protéger l'accès à cette fenêtre.
Suite à la protection de la feuille, la commande "Protéger le classeur" est remplacée par la commande "Oter la protection de la feuille".

Information Rights Management (IRM), c'est-à-dire Gestion des droits relatifs à l'information

Le service IRM de Microsoft Office permet de limiter l'autorisation concernant la lecture la modification, la copie, l'impression du classeur en cours à certains utilisateurs, pour une période définie.
L'utilisation du service IRM requiert Microsoft .NET Passport.
Le module "Windows Rights Management" doit également être installé. Son installation est guidée par un Assistant.
Pour afficher la fenêtre "Autorisation", faites : menu Fichier > Autorisation. Dans la fenêtre, cochez la case "Restreindre l'autorisation à ce classeur", et indiquez les droits d'accès souhaités.
Pour désactiver les droits d'accès attribués, décochez la case "Restreindre l'autorisation à ce classeur" de la fenêtre "Autorisation".

Protection d'une feuille

Masquer une feuille

Pour masquer la feuille active, faites : menu Format > Feuille > Masquer.
Pour l'afficher à nouveau, choisissez en dernière option > Afficher. Dans la fenêtre "Afficher", cliquez sur le nom de la feuille à afficher, puis validez.

Protéger une feuille

La protection s'effectue en trois étapes :

Sélectionner 1es cellules à protéger
Verrouiller et/ou masquer la sélection de cellules
- Masquer : après protection (étape suivante), les contenus des cellules masquées ne s'afficheront pas dans la barre de formule.
  Pour masquer les cellules, faites un clic droit sur la sélection > Format de cellule. Ouvrez la fenêtre "Format de cellule" à l'onglet "Protection", et cochez la case "Masquée".
- Verrouiller : toutes les cellules sont verrouillées par défaut.
  Pour verrouiller des cellules sélectionnées, cochez la case "Verrouillée" de la fenêtre "Format de cellule".
Protéger la feuille
Pour afficher la fenêtre "Protéger la feuille", faites : menu Outils > Protection > Protéger la feuille.
Pour protéger la feuille, la première case doit obligatoirement être cochée.
Dans la mesure où toutes les cellules sont verrouillées par défaut, vous pouvez, à l'étape précédente, déverrouiller les cellules à protéger, puis choisir dans la fenêtre "Protéger la feuille" l'option "Sélectionner les cellules déverrouillées".

Pour supprimer la protection, faites : menu Outils > Protection > Oter la protection de la feuille.

Attribution d'un mot de passe à une sélection de cellules

L'attribution d'un mot de passe à une sélection de cellules s'effectue en plusieurs étapes :

Otez la protection de la feuille, si elle est protégée ;
Sélectionnez les cellules à protéger ;
Pour afficher la fenêtre "Permettre la modification des plages", faites : menu Outils > Protection > Permettre aux utilisateurs de modifier les plages. Dans la fenêtre du même nom, cliquez sur "Nouvelle" ;
Dans la fenêtre "Nouvelle plage", saisissez un mot de passe.

De retour dans la fenêtre "Permettre la modification des plages", cliquez sur le bouton "Protection de la feuille".
La protection de la feuille est nécessaire pour l'attribution d'un mot de passe à la sélection de cellules.